Versione 3.1 · in vigore dal 20 ottobre 2026
Questa è una traduzione. In caso di discrepanze, prevale la versione polacca.
In questa informativa spieghiamo in parole semplici quali dati raccogliamo, perché, per quanto tempo li conserviamo e quali diritti Lei ha. Se qualcosa non è chiaro, ci scriva e glielo spiegheremo.
1. Chi è responsabile dei Suoi dati
Il titolare del trattamento è Akademia VCA, ‘s-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Paesi Bassi, KvK 64597237 («noi», «Akademia VCA»). Akademia VCA® è un marchio registrato.
Trattiamo i dati in conformità al GDPR (Regolamento (UE) 2016/679, nei Paesi Bassi: AVG) e alla legge olandese di attuazione (Uitvoeringswet AVG). Per quanto non previsto dalla presente informativa si applica il diritto olandese.
Contatto per questioni relative ai dati personali: info@akademiavca.nl, tel. +31 10 226 27 74.
2. Quali dati raccogliamo e perché
2.1. Prenotazioni di corsi ed esami
Al momento della prenotazione chiediamo i dati del pagatore (nome e cognome o ragione sociale, indirizzo, e-mail, telefono e, per le imprese, il numero KvK o il numero di partita IVA) e i dati dei partecipanti (nome, cognome e data di nascita — esattamente come sul documento d’identità).
- Perché: per registrare la Sua prenotazione a un corso o a un esame, iscrivere il partecipante all’esame, emettere la fattura e contattarLa in merito all’ordine (ad es. in caso di pagamento tramite bonifico bancario o di cambio di data).
- Base giuridica: esecuzione di un contratto (art. 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR) e obblighi di legge — normativa fiscale e requisiti d’esame (art. 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR).
Non contattiamo i partecipanti al loro indirizzo e-mail — la corrispondenza relativa all’ordine viene inviata al pagatore.
2.2. Account cliente
Può creare un account, ma non è obbligatorio. Accede con un link inviato alla Sua e-mail o con una password. Nell’account conserviamo: la Sua e-mail, la Sua password (in forma cifrata — non la conosciamo), la lingua scelta, i Suoi ordini e le Sue richieste, i Suoi dati di fatturazione e i Suoi consensi di marketing.
Se la Sua impresa ha già usufruito dei nostri corsi, può chiedere di consultarne lo storico (partecipanti e validità delle loro qualifiche). L’accesso viene concesso dalla nostra segreteria previa verifica, e inviamo un avviso della richiesta all’indirizzo dell’impresa registrato nella nostra banca dati — affinché nessuno possa visualizzare i dati di altri.
Può eliminare il Suo account in qualsiasi momento nella scheda «Account». I dati degli ordini che dobbiamo conservare per motivi fiscali restano nel nostro sistema di fatturazione (punto 5).
Base giuridica: esecuzione di un contratto (art. 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR).
2.3. Richieste di date e modulo di contatto
Quando ci chiede informazioni sulla data di un corso o ci scrive tramite il modulo, riceviamo il Suo nome, la Sua e-mail, eventualmente il Suo numero di telefono e il contenuto del Suo messaggio. Li utilizziamo esclusivamente per rispondere e preparare un’offerta.
Base giuridica: misure precontrattuali adottate su Sua richiesta (art. 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR).
2.4. Test di prova VCA
Il test di prova richiede l’accesso al Suo account (punto 2.2). Conserviamo lo svolgimento del test e il suo risultato insieme al Suo account per non più di 24 ore, dopodiché vengono cancellati automaticamente — durante questo periodo può vedere nel Suo account anche il risultato del Suo ultimo test. Lo facciamo per mostrarLe il risultato (e inviarlo via e-mail, se lo desidera) e per proteggere il test dagli abusi (nostro legittimo interesse). Il test è protetto da Cloudflare Turnstile (punto 4). Non conserviamo un indirizzo e-mail inserito per ricevere il risultato (a meno che Lei non presti un consenso separato alle informazioni di marketing — punto 2.6).
2.4a. Corsi online e contenuti digitali
Per i corsi online (piattaforma akademiavca.online) trattiamo: l’e-mail e il nome e cognome del partecipante, i progressi nell’apprendimento e i risultati dei test, nonché le date di accesso e i dispositivi utilizzati. Registriamo gli accessi perché il diritto al rimborso dipende dal primo accesso (condizioni generali, punto 7), e il limite di dispositivi protegge il corso dalla condivisione dell’accesso. Contrassegniamo i materiali digitali (ad es. e-book, file PDF) con i dati dell’acquirente (filigrana).
Base giuridica: esecuzione di un contratto (art. 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR) e nostro legittimo interesse a proteggere i contenuti dalla condivisione non autorizzata (art. 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR).
2.5. Kasia — assistente IA
Sul sito web è presente Kasia, un’assistente basata sull’intelligenza artificiale (il modello Claude di Anthropic). Lei sa sempre di parlare con un’IA — in conformità al regolamento UE sull’intelligenza artificiale (AI Act, Regolamento (UE) 2024/1689, articolo 50), glielo comunichiamo nella finestra della chat. Kasia non prende alcuna decisione che La riguardi e non crea un Suo profilo. Kasia può commettere errori: sono vincolanti le condizioni generali, l’offerta sul sito web e la conferma dell’ordine.
- Che cosa inviamo al modello: solo il contenuto anonimizzato della conversazione in corso — indirizzi e-mail, numeri di telefono e altri numeri identificativi vengono mascherati automaticamente prima dell’invio. Non inviamo i dati del Suo account, il Suo indirizzo IP né i cookie.
- Che cosa salviamo: i dati delle conversazioni con l’assistente IA vengono anonimizzati e utilizzati esclusivamente per migliorare il funzionamento dell’assistente. La registrazione non è collegata al Suo account, al Suo indirizzo IP né alla Sua sessione, e indirizzi e-mail, numeri di telefono e altri numeri identificativi vengono mascherati automaticamente al momento del salvataggio. Cancelliamo le registrazioni dopo 12 mesi.
- La preghiamo: di non fornire dati personali nella conversazione con Kasia — per questioni riguardanti un ordine specifico, ci chiami o ci scriva.
- Base giuridica: nostro legittimo interesse (art. 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR) — rispondere rapidamente alle domande dei visitatori e migliorare la qualità di tali risposte.
2.6. Newsletter e informazioni di marketing
Inviamo informazioni su nuovi corsi e promozioni solo se Lei vi acconsente (una casella separata, non selezionata per impostazione predefinita, al momento dell’ordine o nel Suo account; conferma l’iscrizione alla newsletter tramite un link in un’e-mail). Può revocare il Suo consenso in qualsiasi momento — tramite il link nel piè di pagina del messaggio, nel Suo account o scrivendoci.
Base giuridica: il Suo consenso (art. 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR).
2.7. Account del vecchio sito web
Se aveva un account sulla versione precedente del nostro sito web, lo abbiamo trasferito insieme ai Suoi dati di fatturazione — senza la password. Può accedere con un link inviato alla Sua e-mail. Abbiamo trasferito solo i consensi di marketing confermati e le disiscrizioni dalla newsletter; non abbiamo trasferito altri consensi.
3. Cookie e tecnologie simili
Alla Sua prima visita Le chiediamo il consenso tramite un banner. Può scegliere «Solo essenziali» o «Accetta tutti» e modificare la Sua decisione in qualsiasi momento tramite il link «Impostazioni cookie» nel piè di pagina del sito web.
3.1. Essenziali (senza necessità di consenso)
- Sessione del sito web e token di sicurezza — accesso, carrello, protezione dei moduli dagli abusi. Scadono alla chiusura della sessione o dopo 2 ore di inattività.
- Memorizzazione della Sua scelta sui cookie — nella memoria del Suo browser, affinché il banner non ricompaia a ogni visita.
- Impostazioni di comodità (ad es. il tema chiaro/scuro del test di prova, la cronologia della conversazione con Kasia per 24 ore) — memorizzate solo nel Suo browser; non ci vengono inviate.
3.2. Statistiche (con consenso)
Google Analytics 4 — ci permette di vedere quali pagine vengono visitate e come funziona il sito web. Utilizziamo la modalità di consenso di Google (Consent Mode v2): senza il Suo consenso Google Analytics non memorizza alcun cookie e a Google vengono inviati solo segnali anonimi privi di identificatori. Una volta prestato il consenso, vengono memorizzati i cookie _ga e _ga_* (per un massimo di 2 anni). Gli indirizzi IP vengono troncati da Google.
La piattaforma akademiavca.online utilizza lo stesso banner e le stesse regole, ma solo per le statistiche di Google Analytics 4 (una proprietà Google Analytics separata) — niente pubblicità e niente Meta Pixel.
3.3. Pubblicità (con consenso)
- Meta Pixel (Facebook, Instagram) — misurazione dell’efficacia dei nostri annunci e loro visualizzazione alle persone che hanno visitato il sito web. Cookie
_fbp,fr(per un massimo di 3 mesi). - Google AdSense — visualizzazione di annunci Google sul sito web.
Senza il Suo consenso, Meta Pixel e AdSense non vengono caricati affatto.
3.4. Mappe
Nella pagina Contatti mostriamo mappe con le indicazioni per raggiungere i nostri centri di OpenStreetMap — questo servizio non memorizza cookie e non traccia i visitatori, motivo per cui le mappe vengono visualizzate senza il Suo consenso. I pulsanti «Indicazioni in Google Maps» e «Apri in Google Maps» aprono Google Maps in una nuova scheda o nell’app; lì si applica l’informativa sulla privacy di Google.
4. Con chi condividiamo i dati
Non vendiamo dati. Li condividiamo solo ove necessario:
- Enti d’esame — SSVV (Stichting Samenwerken Voor Veiligheid) e il centro d’esame in cui si svolge il Suo esame (ad es. Examenbureau Rotterdam, Het Certificaat): le iniziali, il cognome e la data di nascita del partecipante. Senza questi dati non è possibile svolgere un esame VCA né rilasciare un diploma.
- Mollie B.V. (Amsterdam) — gestione dei pagamenti online. Inserisce i dati della Sua carta e le credenziali di accesso alla banca direttamente presso Mollie; noi non li vediamo né li conserviamo.
- Synomi — il nostro sistema per la contabilità, le fatture e i registri dei partecipanti, gestito dallo stesso titolare (synomi.ai — vivamente consigliato).
- Anthropic — il modello linguistico alla base della nostra assistente Kasia (punto 2.5). Non inviamo i Suoi dati personali ad Anthropic — solo il contenuto anonimizzato della conversazione necessario per formulare una risposta specifica.
- Google (Analytics, AdSense, Maps) e Meta (Pixel) — esclusivamente nella misura descritta al punto 3.
- Cloudflare, Inc. — protezione dei moduli e del test di prova dai bot (Turnstile). Cloudflare tratta il Suo indirizzo IP e informazioni di base sul browser per valutare se dall’altra parte c’è una persona.
Conserviamo i dati in un data center nei Paesi Bassi.
5. Per quanto tempo conserviamo i dati
- Ordini e fatture: 7 anni dalla fine dell’anno fiscale — come previsto dalla normativa fiscale olandese.
- Dati dei partecipanti e numeri dei diplomi (nomi, cognome, data di nascita e denominazione, numero e data di scadenza delle qualifiche ottenute) — per tutto il periodo di validità delle qualifiche. Non conserviamo il numero di tentativi non superati né il punteggio ottenuto. Su questa base confermiamo la validità dei diplomi e rilasciamo duplicati in caso di smarrimento dei documenti.
- Account cliente: fino alla sua eliminazione.
- Richieste e messaggi inviati tramite il modulo: fino a 2 anni dall’ultimo contatto.
- Conversazioni con Kasia: 12 mesi, in forma anonimizzata (punto 2.5).
- Consensi di marketing: fino alla loro revoca; conserviamo il dato della revoca stessa affinché non Le inviamo più nulla.
- Log del server (indirizzo IP, browser): fino a 90 giorni, per finalità di sicurezza.
6. I Suoi diritti
Lei ha il diritto di: accedere ai Suoi dati e riceverne una copia, ottenerne la rettifica, la cancellazione (il «diritto all’oblio» — ad eccezione dei dati che siamo tenuti per legge a conservare), la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati, opporsi al trattamento basato sul nostro legittimo interesse e revocare il Suo consenso in qualsiasi momento (senza pregiudicare quanto fatto in precedenza).
Come esercitare questi diritti? Scriva a info@akademiavca.nl indicando che cosa desidera (ad es. una copia dei Suoi dati o la loro cancellazione). Risponderemo alla Sua richiesta entro un mese; nei casi complessi possiamo prorogare tale termine di ulteriori due mesi — e in tal caso Le spiegheremo il motivo. Prima di dare seguito alla Sua richiesta, possiamo chiederLe di confermare la Sua identità, per non comunicare i Suoi dati a qualcun altro.
Se ritiene che trattiamo i Suoi dati in modo illecito, può proporre reclamo all’autorità di controllo olandese: Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.
7. Sicurezza
- Tutte le comunicazioni con il sito web sono cifrate (HTTPS).
- Conserviamo le password solo in forma cifrata — solo Lei conosce la password del Suo account. Si ricordi di non condividere i Suoi dati di accesso con nessuno.
- Verifica in due passaggi: quando accede con una password da un nuovo dispositivo, inviamo alla Sua e-mail un codice monouso senza il quale non è possibile accedere all’account. Può contrassegnare il dispositivo come attendibile per 30 giorni — lo memorizziamo in un cookie, e la modifica della password invalida tutti i dispositivi attendibili.
- I dati dei partecipanti nel sistema di fatturazione sono cifrati.
- Solo i membri autorizzati del nostro team hanno accesso ai dati.
- Effettuiamo backup regolari e manteniamo aggiornato il software del server.
In caso di violazione dei dati personali, la notificheremo all’Autoriteit Persoonsgegevens entro 72 ore e, se la violazione presenta un rischio elevato per Lei, La informeremo direttamente.
8. Trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio economico europeo
Trattiamo i dati nei Paesi Bassi. Fanno eccezione i servizi di società i cui server possono trovarsi negli USA: Google, Meta, Anthropic e Cloudflare. Tali trasferimenti avvengono sulla base del quadro UE-USA per la protezione dei dati personali (EU–US Data Privacy Framework) o di clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.
9. Modifiche alla presente informativa
Quando modifichiamo la presente informativa, pubblichiamo la nuova versione sul sito web con la relativa data di entrata in vigore. Informiamo inoltre via e-mail i titolari di account delle modifiche significative.
La versione precedente era in vigore dal 1° ottobre 2025.
