Politique de confidentialité - Akademia VCA

Version 3.1 · en vigueur à partir du 20 octobre 2026

Ceci est une traduction. En cas de divergence, la version polonaise prévaut.

Dans la présente politique, nous expliquons en termes simples quelles données nous collectons, pourquoi, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Si quelque chose n’est pas clair, écrivez-nous et nous vous l’expliquerons.

1. Qui est responsable de vos données

Le responsable du traitement est Akademia VCA, ‘s-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Pays-Bas, KvK 64597237 (« nous », « Akademia VCA »). Akademia VCA® est une marque enregistrée.

Nous traitons les données conformément au RGPD (règlement (UE) 2016/679, aux Pays-Bas : AVG) et à la loi néerlandaise de mise en œuvre (Uitvoeringswet AVG). Les questions non réglées par la présente politique sont régies par le droit néerlandais.

Contact pour les questions relatives aux données personnelles : info@akademiavca.nl, tél. +31 10 226 27 74.

2. Quelles données nous collectons et pourquoi

2.1. Réservations de cours et d’examens

Lors de la réservation, nous demandons les données du payeur (nom et prénom ou nom de l’entreprise, adresse, e-mail, téléphone et, pour les entreprises, le numéro KvK ou le numéro de TVA) et les données des participants (prénom, nom et date de naissance — exactement comme sur leur pièce d’identité).

Pourquoi : pour vous inscrire à un cours ou à un examen, inscrire le participant à l’examen, émettre la facture et vous contacter au sujet de la commande (par ex. en cas de paiement par virement bancaire ou de changement de date).
Base juridique : l’exécution d’un contrat (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD) et des obligations légales — droit fiscal et exigences liées à l’examen (article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD).

Nous ne contactons pas les participants à leur adresse e-mail — la correspondance concernant la commande est adressée au payeur.

2.2. Compte client

Vous pouvez créer un compte, mais vous n’y êtes pas obligé. Vous vous connectez avec un lien envoyé à votre adresse e-mail ou avec un mot de passe. Dans le compte, nous conservons : votre e-mail, votre mot de passe (sous forme chiffrée — nous ne le connaissons pas), la langue choisie, vos commandes et demandes, vos données de facturation et vos consentements marketing.

Si votre entreprise a déjà suivi nos cours, vous pouvez demander à consulter son historique (participants et validité de leurs qualifications). L’accès est accordé par notre bureau après vérification, et nous envoyons un avis de la demande à l’adresse de l’entreprise enregistrée dans notre base de données — afin que personne ne puisse consulter les données d’autrui.

Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment dans l’onglet « Compte ». Les données de commande que nous devons conserver pour des raisons fiscales restent dans notre système de facturation (point 5).

Base juridique : l’exécution d’un contrat (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD).

2.3. Demandes de dates et formulaire de contact

Lorsque vous vous renseignez sur une date de cours ou nous écrivez via le formulaire, nous recevons votre nom, votre e-mail, éventuellement votre numéro de téléphone et le contenu de votre message. Nous les utilisons uniquement pour vous répondre et préparer une offre.

Base juridique : des mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD).

2.4. Test de pratique VCA

Le test de pratique nécessite de vous connecter à votre compte (point 2.2). Nous conservons le déroulement du test et son résultat avec votre compte pendant 24 heures au maximum, après quoi ils sont supprimés automatiquement — pendant ce temps, vous pouvez aussi voir le résultat de votre dernier test dans votre compte. Nous le faisons pour vous montrer le résultat (et vous l’envoyer par e-mail si vous le souhaitez) et pour protéger le test contre les abus (notre intérêt légitime). Le test est protégé par Cloudflare Turnstile (point 4). Nous ne conservons pas l’adresse e-mail saisie pour recevoir le résultat (sauf si vous consentez séparément aux informations marketing — point 2.6).

2.4a. Cours en ligne et contenu numérique

Pour les cours en ligne (la plateforme akademiavca.online), nous traitons : l’e-mail ainsi que le nom et le prénom du participant, la progression de l’apprentissage et les résultats des tests, ainsi que les dates de connexion et les appareils que vous utilisez. Nous enregistrons les connexions parce que le droit au remboursement dépend de la première connexion (conditions générales, point 7), et la limite d’appareils protège le cours contre le partage d’accès. Nous marquons les supports numériques (par ex. e-books, fichiers PDF) avec les données de l’acheteur (filigrane).

Base juridique : l’exécution d’un contrat (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD) et notre intérêt légitime à protéger le contenu contre le partage non autorisé (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).

2.5. Kasia — assistante IA

Le site propose Kasia, une assistante fondée sur l’intelligence artificielle (le modèle Claude d’Anthropic). Vous savez toujours que vous parlez avec une IA — conformément au règlement européen sur l’intelligence artificielle (AI Act, règlement (UE) 2024/1689, article 50), nous vous l’indiquons dans la fenêtre de discussion. Kasia ne prend aucune décision vous concernant et ne crée pas de profil de vous. Kasia peut se tromper : les conditions générales, l’offre sur le site et la confirmation de commande font foi.

Ce que nous envoyons au modèle : uniquement le contenu anonymisé de la conversation en cours — les adresses e-mail, numéros de téléphone et autres numéros d’identification sont masqués automatiquement avant l’envoi. Nous n’envoyons pas les données de votre compte, votre adresse IP ni vos cookies.
Ce que nous enregistrons : les données des conversations avec l’assistante IA sont anonymisées et utilisées uniquement pour améliorer le fonctionnement de l’assistante. L’enregistrement n’est lié ni à votre compte, ni à votre adresse IP, ni à votre session, et les adresses e-mail, numéros de téléphone et autres numéros d’identification sont masqués automatiquement lors de l’enregistrement. Nous supprimons les enregistrements après 12 mois.
Merci de : ne pas communiquer de données personnelles dans votre conversation avec Kasia — pour les questions concernant une commande précise, appelez-nous ou écrivez-nous.
Base juridique : notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD) — répondre rapidement aux questions des visiteurs et améliorer la qualité de ces réponses.

2.6. Newsletter et informations marketing

Nous envoyons des informations sur les nouveaux cours et les promotions uniquement si vous y consentez (une case distincte, non cochée par défaut, lors de la commande ou dans votre compte ; vous confirmez votre abonnement à la newsletter via un lien dans un e-mail). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment — via le lien en bas du message, dans votre compte ou en nous écrivant.

Base juridique : votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD).

2.7. Comptes de l’ancien site

Si vous aviez un compte sur la version précédente de notre site, nous l’avons transféré avec vos données de facturation — sans le mot de passe. Vous pouvez vous connecter avec un lien envoyé à votre adresse e-mail. Nous avons transféré uniquement les consentements marketing confirmés et les désabonnements de la newsletter ; nous n’avons transféré aucun autre consentement.

3. Cookies et technologies similaires

Lors de votre première visite, nous vous demandons votre consentement dans un bandeau. Vous pouvez choisir « Essentiels uniquement » ou « Tout accepter », et modifier votre décision à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » en bas de page du site.

3.1. Essentiels (aucun consentement nécessaire)

Session du site et jeton de sécurité — connexion, panier, protection des formulaires contre les abus. Ils expirent à la fermeture de la session ou après 2 heures d’inactivité.
Mémorisation de votre choix concernant les cookies — dans le stockage de votre navigateur, afin que le bandeau ne réapparaisse pas à chaque visite.
Paramètres de confort (par ex. le thème clair/sombre du test de pratique, l’historique de votre conversation avec Kasia pendant 24 heures) — stockés uniquement dans votre navigateur ; ils ne nous sont pas envoyés.

3.2. Statistiques (avec consentement)

Google Analytics 4 — nous permet de voir quelles pages sont consultées et comment fonctionne le site. Nous utilisons le mode de consentement de Google (Consent Mode v2) : sans votre consentement, Google Analytics ne dépose aucun cookie, et seuls des signaux anonymes sans identifiants sont envoyés à Google. Une fois que vous avez donné votre consentement, les cookies _ga et _ga_* sont déposés (pour 2 ans au maximum). Les adresses IP sont tronquées par Google.

La plateforme akademiavca.online utilise le même bandeau et les mêmes règles, mais uniquement pour les statistiques Google Analytics 4 (une propriété Google Analytics distincte) — sans publicité ni Meta Pixel.

3.3. Publicité (avec consentement)

Meta Pixel (Facebook, Instagram) — mesure de l’efficacité de nos publicités et leur affichage aux personnes ayant visité le site. Cookies _fbp, fr (pour 3 mois au maximum).
Google AdSense — affichage de publicités Google sur le site.

Sans votre consentement, le Meta Pixel et AdSense ne se chargent pas du tout.

3.4. Cartes

Sur la page Contact, nous affichons des cartes avec l’itinéraire vers nos centres, fournies par OpenStreetMap — ce service ne dépose pas de cookies et ne suit pas les visiteurs, c’est pourquoi les cartes s’affichent sans votre consentement. Les boutons « Itinéraire dans Google Maps » et « Ouvrir dans Google Maps » ouvrent Google Maps dans un nouvel onglet ou dans l’application ; c’est alors la politique de confidentialité de Google qui s’applique.

4. Avec qui nous partageons les données

Nous ne vendons pas de données. Nous ne les partageons que lorsque c’est nécessaire :

Organismes d’examen — SSVV (Stichting Samenwerken Voor Veiligheid) et le centre d’examen où se déroule votre examen (par ex. Examenbureau Rotterdam, Het Certificaat) : les initiales, le nom et la date de naissance du participant. Sans ces données, un examen VCA ne peut pas avoir lieu et aucun diplôme ne peut être délivré.
Mollie B.V. (Amsterdam) — traitement des paiements en ligne. Vous saisissez les données de votre carte et vos identifiants bancaires directement chez Mollie ; nous ne les voyons pas et ne les conservons pas.
Synomi — notre système de comptabilité, de factures et de registre des participants, géré par le même propriétaire (synomi.ai — chaudement recommandé).
Anthropic — le modèle de langage derrière notre assistante Kasia (point 2.5). Nous n’envoyons pas vos données personnelles à Anthropic — uniquement le contenu anonymisé de la conversation nécessaire pour formuler une réponse précise.
Google (Analytics, AdSense, Maps) et Meta (Pixel) — uniquement dans la mesure décrite au point 3.
Cloudflare, Inc. — protection des formulaires et du test de pratique contre les robots (Turnstile). Cloudflare traite votre adresse IP et des informations de base sur votre navigateur pour évaluer s’il y a un être humain de l’autre côté.

Nous conservons les données dans un centre de données aux Pays-Bas.

5. Combien de temps nous conservons les données

Commandes et factures : 7 ans à compter de la fin de l’exercice fiscal — comme l’exige le droit fiscal néerlandais.
Données des participants et numéros de diplôme (prénoms, nom, date de naissance ainsi que nom, numéro et date d’expiration des qualifications obtenues) — aussi longtemps que les qualifications sont valides. Nous ne conservons pas le nombre de tentatives échouées ni le nombre de points obtenus. Sur cette base, nous confirmons la validité des diplômes et délivrons des duplicatas en cas de perte des documents.
Compte client : jusqu’à sa suppression.
Demandes et messages envoyés via le formulaire : jusqu’à 2 ans après le dernier contact.
Conversations avec Kasia : 12 mois, sous forme anonymisée (point 2.5).
Consentements marketing : jusqu’à leur retrait ; nous conservons la trace du retrait lui-même afin de ne plus rien vous envoyer.
Journaux du serveur (adresse IP, navigateur) : jusqu’à 90 jours, à des fins de sécurité.

6. Vos droits

Vous avez le droit d’accéder à vos données et d’en recevoir une copie, le droit de rectification, le droit à l’effacement (le « droit à l’oubli » — sauf pour les données que la loi nous oblige à conserver), le droit à la limitation du traitement, le droit à la portabilité des données, le droit de vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime et le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela affecte ce que nous avons fait auparavant).

Comment exercer ces droits ? Écrivez à info@akademiavca.nl en indiquant ce que vous souhaitez (par ex. une copie de vos données ou leur effacement). Nous répondrons à votre demande dans un délai d’un mois ; dans les cas complexes, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois supplémentaires — et dans ce cas, nous vous en expliquerons la raison. Avant de donner suite à votre demande, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, afin de ne pas communiquer vos données à une autre personne.

Si vous estimez que nous traitons vos données de manière illicite, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle néerlandaise : Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Sécurité

Toutes les communications avec le site sont chiffrées (HTTPS).
Nous conservons les mots de passe uniquement sous forme chiffrée — vous seul connaissez le mot de passe de votre compte. N’oubliez pas de ne communiquer vos identifiants de connexion à personne.
Vérification en deux étapes : lorsque vous vous connectez avec un mot de passe depuis un nouvel appareil, nous envoyons un code à usage unique à votre adresse e-mail, sans lequel vous ne pouvez pas accéder au compte. Vous pouvez marquer l’appareil comme fiable pendant 30 jours — nous le mémorisons dans un cookie, et la modification de votre mot de passe annule tous les appareils fiables.
Les données des participants dans le système de facturation sont chiffrées.
Seuls les membres autorisés de notre équipe ont accès aux données.
Nous effectuons des sauvegardes régulières et maintenons à jour les logiciels du serveur.

En cas de violation de données à caractère personnel, nous la notifierons à l’Autoriteit Persoonsgegevens dans un délai de 72 heures et, si la violation présente un risque élevé pour vous, nous vous en informerons directement.

8. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen

Nous traitons les données aux Pays-Bas. Font exception les services d’entreprises dont les serveurs peuvent être situés aux États-Unis : Google, Meta, Anthropic et Cloudflare. Ces transferts ont lieu sur la base du cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–US Data Privacy Framework) ou des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

9. Modifications de la présente politique

Lorsque nous modifions la présente politique, nous publions la nouvelle version sur le site avec sa date d’entrée en vigueur. Nous informons également les titulaires de compte des modifications importantes par e-mail.

La version précédente était en vigueur depuis le 1er octobre 2025.