Chính sách bảo mật

Phiên bản 3.1 · có hiệu lực từ ngày 20 tháng 10 năm 2026

Đây là bản dịch. Trong trường hợp có sự khác biệt, bản tiếng Ba Lan được ưu tiên áp dụng.

Trong chính sách này, chúng tôi giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu những dữ liệu chúng tôi thu thập, lý do thu thập, thời gian lưu giữ và những quyền bạn có. Nếu có điều gì chưa rõ — hãy viết cho chúng tôi và chúng tôi sẽ giải thích.

1. Ai chịu trách nhiệm về dữ liệu của bạn

Bên kiểm soát dữ liệu là Akademia VCA, địa chỉ ‘s-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Hà Lan, KvK 64597237 (“chúng tôi”, “Akademia VCA”). Akademia VCA® là nhãn hiệu đã đăng ký.

Chúng tôi xử lý dữ liệu theo Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) (Quy định (EU) 2016/679, tại Hà Lan: AVG) và luật thi hành của Hà Lan (Uitvoeringswet AVG). Những vấn đề không được quy định trong chính sách này chịu sự điều chỉnh của pháp luật Hà Lan.

Liên hệ về các vấn đề dữ liệu cá nhân: info@akademiavca.nl, ĐT +31 10 226 27 74.

2. Chúng tôi thu thập dữ liệu gì và vì sao

2.1. Đặt chỗ khóa học và kỳ thi

Khi bạn đặt chỗ, chúng tôi yêu cầu thông tin của người thanh toán (họ tên hoặc tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại và, đối với công ty, số KvK hoặc mã số VAT) và thông tin của học viên (tên, họ và ngày sinh — chính xác như trên giấy tờ tùy thân).

• Vì sao: để đặt chỗ cho bạn vào khóa học hoặc kỳ thi, đăng ký dự thi cho học viên, xuất hóa đơn, liên hệ với bạn về đơn hàng (ví dụ khi thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng hoặc đổi ngày).
• Cơ sở pháp lý: thực hiện hợp đồng (Điều 6(1)(b) GDPR) và các nghĩa vụ pháp lý — luật thuế và các yêu cầu của kỳ thi (Điều 6(1)(c) GDPR).

Chúng tôi không liên hệ với học viên qua địa chỉ email của họ — thư từ về đơn hàng được gửi đến người thanh toán.

2.2. Tài khoản khách hàng

Bạn có thể tạo tài khoản, nhưng không bắt buộc. Bạn đăng nhập bằng đường link được gửi đến email của bạn hoặc bằng mật khẩu. Trong tài khoản, chúng tôi lưu: email, mật khẩu (dưới dạng mã hóa — chúng tôi không biết mật khẩu đó), ngôn ngữ bạn chọn, các đơn hàng và yêu cầu, thông tin xuất hóa đơn và các sự đồng ý tiếp thị của bạn.

Nếu công ty của bạn đã từng sử dụng các khóa học của chúng tôi, bạn có thể yêu cầu xem lịch sử của công ty (học viên và thời hạn hiệu lực của các chứng chỉ). Văn phòng của chúng tôi cấp quyền truy cập sau khi xác minh, và chúng tôi gửi thông báo về yêu cầu này đến địa chỉ công ty được lưu trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi — để không ai có thể xem dữ liệu của người khác.

Bạn có thể xóa tài khoản bất cứ lúc nào trong thẻ “Tài khoản”. Dữ liệu đơn hàng mà chúng tôi phải lưu giữ vì lý do thuế vẫn được giữ trong hệ thống kế toán của chúng tôi (mục 5).

Cơ sở pháp lý: thực hiện hợp đồng (Điều 6(1)(b) GDPR).

2.3. Yêu cầu về ngày học và biểu mẫu liên hệ

Khi bạn hỏi về ngày học hoặc viết cho chúng tôi qua biểu mẫu, chúng tôi nhận được tên, email, có thể cả số điện thoại của bạn và nội dung tin nhắn. Chúng tôi chỉ sử dụng các thông tin này để trả lời và chuẩn bị báo giá.

Cơ sở pháp lý: các bước thực hiện theo yêu cầu của bạn trước khi giao kết hợp đồng (Điều 6(1)(b) GDPR).

2.4. Bài thi thử VCA

Bài thi thử yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản (mục 2.2). Chúng tôi lưu diễn tiến bài thi và kết quả cùng với tài khoản của bạn trong tối đa 24 giờ, sau đó chúng được xóa tự động — trong thời gian này, bạn cũng có thể xem kết quả bài thi gần nhất trong tài khoản của mình. Chúng tôi làm điều này để hiển thị kết quả cho bạn (và gửi qua email nếu bạn muốn) và để bảo vệ bài thi khỏi bị lạm dụng (lợi ích chính đáng của chúng tôi). Bài thi được bảo vệ bởi Cloudflare Turnstile (mục 4). Chúng tôi không lưu địa chỉ email được nhập để nhận kết quả (trừ khi bạn đồng ý riêng nhận thông tin tiếp thị — mục 2.6).

2.4a. Khóa học trực tuyến và nội dung số

Đối với khóa học trực tuyến (nền tảng akademiavca.online), chúng tôi xử lý: email và họ tên của học viên, tiến độ học tập và kết quả bài thi, cũng như ngày đăng nhập và các thiết bị bạn sử dụng. Chúng tôi ghi nhận các lần đăng nhập vì quyền được hoàn tiền phụ thuộc vào lần đăng nhập đầu tiên (Điều kiện chung, mục 7), và giới hạn số thiết bị giúp bảo vệ khóa học khỏi việc dùng chung quyền truy cập. Chúng tôi đánh dấu tài liệu số (ví dụ sách điện tử, tệp PDF) bằng thông tin của người mua (hình mờ).

Cơ sở pháp lý: thực hiện hợp đồng (Điều 6(1)(b) GDPR) và lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc bảo vệ nội dung khỏi bị chia sẻ trái phép (Điều 6(1)(f) GDPR).

2.5. Kasia — trợ lý AI

Trang web có Kasia, một trợ lý dựa trên trí tuệ nhân tạo (mô hình Claude của Anthropic). Bạn luôn biết rằng mình đang nói chuyện với AI — theo Đạo luật Trí tuệ Nhân tạo của EU (AI Act, Quy định (EU) 2024/1689, Điều 50), chúng tôi thông báo điều này trong cửa sổ trò chuyện. Kasia không đưa ra bất kỳ quyết định nào về bạn và không lập hồ sơ về bạn. Kasia có thể mắc lỗi: Điều kiện chung, nội dung chào bán trên trang web và xác nhận đơn hàng mới có giá trị ràng buộc.

• Những gì chúng tôi gửi cho mô hình: chỉ nội dung đã được ẩn danh của cuộc trò chuyện hiện tại — địa chỉ email, số điện thoại và các số định danh khác được che tự động trước khi gửi. Chúng tôi không gửi thông tin tài khoản, địa chỉ IP hay cookie của bạn.
• Những gì chúng tôi lưu: dữ liệu từ các cuộc trò chuyện với trợ lý AI được ẩn danh hóa và chỉ được dùng để cải thiện cách trợ lý hoạt động. Bản ghi không được liên kết với tài khoản, địa chỉ IP hay phiên truy cập của bạn, và địa chỉ email, số điện thoại cùng các số định danh khác được che tự động khi lưu. Chúng tôi xóa các bản ghi sau 12 tháng.
• Lưu ý: vui lòng không cung cấp dữ liệu cá nhân trong cuộc trò chuyện với Kasia — với các vấn đề liên quan đến một đơn hàng cụ thể, hãy gọi điện hoặc viết cho chúng tôi.
• Cơ sở pháp lý: lợi ích chính đáng của chúng tôi (Điều 6(1)(f) GDPR) — trả lời nhanh các câu hỏi của khách truy cập và nâng cao chất lượng các câu trả lời đó.

2.6. Bản tin và thông tin tiếp thị

Chúng tôi chỉ gửi thông tin về các khóa học mới và chương trình khuyến mãi nếu bạn đồng ý (một ô chọn riêng, mặc định không được đánh dấu, khi đặt hàng hoặc trong tài khoản; bạn xác nhận đăng ký nhận bản tin qua đường link trong email). Bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào — qua đường link ở chân thư, trong tài khoản hoặc bằng cách viết cho chúng tôi.

Cơ sở pháp lý: sự đồng ý của bạn (Điều 6(1)(a) GDPR).

2.7. Tài khoản từ trang web cũ

Nếu bạn đã có tài khoản trên phiên bản trước của trang web, chúng tôi đã chuyển tài khoản đó cùng với thông tin xuất hóa đơn của bạn — không kèm mật khẩu. Bạn có thể đăng nhập bằng đường link được gửi đến email của bạn. Chúng tôi chỉ chuyển các sự đồng ý tiếp thị đã được xác nhận và các lần hủy đăng ký bản tin; chúng tôi không chuyển bất kỳ sự đồng ý nào khác.

3. Cookie và các công nghệ tương tự

Trong lần truy cập đầu tiên, chúng tôi xin sự đồng ý của bạn qua một biểu ngữ. Bạn có thể chọn “Chỉ thiết yếu” hoặc “Chấp nhận tất cả”, và thay đổi quyết định bất cứ lúc nào qua đường link “Cài đặt cookie” ở chân trang web.

3.1. Thiết yếu (không cần sự đồng ý)

• Phiên truy cập trang web và mã bảo mật — đăng nhập, giỏ hàng, bảo vệ biểu mẫu khỏi bị lạm dụng. Chúng hết hạn khi phiên kết thúc hoặc sau 2 giờ không hoạt động.
• Ghi nhớ quyết định của bạn về cookie — trong bộ nhớ của trình duyệt, để biểu ngữ không xuất hiện lại mỗi lần bạn truy cập.
• Cài đặt tiện ích (ví dụ giao diện sáng/tối của bài thi thử, lịch sử trò chuyện với Kasia trong 24 giờ) — chỉ được lưu trong trình duyệt của bạn; chúng không được gửi cho chúng tôi.

3.2. Thống kê (khi có sự đồng ý)

Google Analytics 4 — giúp chúng tôi biết những trang nào được truy cập và trang web hoạt động thế nào. Chúng tôi sử dụng Chế độ đồng ý của Google (Consent Mode v2): khi không có sự đồng ý của bạn, Google Analytics không lưu bất kỳ cookie nào và chỉ các tín hiệu ẩn danh không có mã định danh được gửi cho Google. Khi bạn đồng ý, các cookie _ga và _ga_* được lưu (tối đa 2 năm). Địa chỉ IP được Google rút gọn.

Nền tảng akademiavca.online sử dụng cùng biểu ngữ và cùng nguyên tắc, nhưng chỉ cho thống kê Google Analytics 4 (một thuộc tính Google Analytics riêng) — không có quảng cáo và không có Meta Pixel.

3.3. Quảng cáo (khi có sự đồng ý)

• Meta Pixel (Facebook, Instagram) — đo lường hiệu quả quảng cáo của chúng tôi và hiển thị quảng cáo cho những người đã truy cập trang web. Cookie _fbp, fr (tối đa 3 tháng).
• Google AdSense — hiển thị quảng cáo của Google trên trang web.

Khi không có sự đồng ý của bạn, Meta Pixel và AdSense hoàn toàn không được tải.

3.4. Bản đồ

Trên trang Liên hệ, chúng tôi hiển thị bản đồ chỉ đường đến các trung tâm của chúng tôi từ OpenStreetMap — dịch vụ này không lưu cookie và không theo dõi khách truy cập, vì vậy bản đồ được hiển thị mà không cần sự đồng ý của bạn. Các nút “Chỉ đường trên Google Maps” và “Mở trong Google Maps” mở Google Maps trong thẻ mới hoặc trong ứng dụng; tại đó, chính sách quyền riêng tư của Google được áp dụng.

4. Chúng tôi chia sẻ dữ liệu với ai

Chúng tôi không bán dữ liệu. Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu khi cần thiết:

• Các tổ chức khảo thí — SSVV (Stichting Samenwerken Voor Veiligheid) và trung tâm khảo thí nơi diễn ra kỳ thi của bạn (ví dụ Examenbureau Rotterdam, Het Certificaat): chữ cái đầu của tên, họ và ngày sinh của học viên. Nếu không có những thông tin này, không thể tổ chức kỳ thi VCA và không thể cấp bằng.
• Mollie B.V. (Amsterdam) — xử lý thanh toán trực tuyến. Bạn nhập thông tin thẻ và thông tin đăng nhập ngân hàng trực tiếp tại Mollie; chúng tôi không nhìn thấy cũng không lưu giữ chúng.
• Synomi — hệ thống kế toán, hóa đơn và hồ sơ học viên của chúng tôi, do cùng một chủ sở hữu điều hành (synomi.ai — rất đáng giới thiệu).
• Anthropic — mô hình ngôn ngữ đứng sau trợ lý Kasia của chúng tôi (mục 2.5). Chúng tôi không gửi dữ liệu cá nhân của bạn cho Anthropic — chỉ gửi nội dung đã ẩn danh của cuộc trò chuyện cần thiết để soạn một câu trả lời cụ thể.
• Google (Analytics, AdSense, Maps) và Meta (Pixel) — chỉ trong phạm vi được mô tả tại mục 3.
• Cloudflare, Inc. — bảo vệ biểu mẫu và bài thi thử khỏi bot (Turnstile). Cloudflare xử lý địa chỉ IP và thông tin cơ bản về trình duyệt của bạn để đánh giá xem phía bên kia có phải là con người hay không.

Chúng tôi lưu trữ dữ liệu tại một trung tâm dữ liệu ở Hà Lan.

5. Chúng tôi lưu giữ dữ liệu trong bao lâu

• Đơn hàng và hóa đơn: 7 năm kể từ khi kết thúc năm tính thuế — theo yêu cầu của luật thuế Hà Lan.
• Dữ liệu học viên và số hiệu bằng (tên, họ, ngày sinh và tên, số hiệu, ngày hết hạn của các chứng chỉ đạt được) — trong suốt thời gian các chứng chỉ còn hiệu lực. Chúng tôi không lưu số lần thi trượt hay số điểm đạt được. Trên cơ sở này, chúng tôi xác nhận hiệu lực của bằng và cấp bản sao nếu giấy tờ bị mất.
• Tài khoản khách hàng: cho đến khi tài khoản bị xóa.
• Yêu cầu và tin nhắn từ biểu mẫu: tối đa 2 năm kể từ lần liên hệ cuối cùng.
• Các cuộc trò chuyện với Kasia: 12 tháng, đã ẩn danh (mục 2.5).
• Sự đồng ý tiếp thị: cho đến khi bị rút lại; chúng tôi ghi nhớ việc rút lại để không gửi gì cho bạn nữa.
• Nhật ký máy chủ (địa chỉ IP, trình duyệt): tối đa 90 ngày, vì mục đích bảo mật.

6. Quyền của bạn

Bạn có quyền: truy cập dữ liệu của mình và nhận bản sao, chỉnh sửa, xóa (“quyền được lãng quên” — trừ những dữ liệu mà pháp luật yêu cầu chúng tôi lưu giữ), hạn chế xử lý, chuyển dữ liệu, phản đối việc xử lý dựa trên lợi ích chính đáng của chúng tôi, và rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào (không ảnh hưởng đến những gì chúng tôi đã thực hiện trước đó).

Làm thế nào để thực hiện các quyền này? Hãy viết đến info@akademiavca.nl và cho biết bạn muốn gì (ví dụ bản sao dữ liệu hoặc xóa dữ liệu). Chúng tôi sẽ phản hồi yêu cầu của bạn trong vòng một tháng; trong các trường hợp phức tạp, chúng tôi có thể gia hạn thêm hai tháng — và khi đó, chúng tôi sẽ cho bạn biết lý do. Trước khi thực hiện yêu cầu, chúng tôi có thể đề nghị bạn xác nhận danh tính, để không tiết lộ dữ liệu của bạn cho người khác.

Nếu bạn cho rằng chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn trái pháp luật, bạn có thể gửi khiếu nại đến cơ quan giám sát của Hà Lan: Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Bảo mật

• Mọi giao tiếp với trang web đều được mã hóa (HTTPS).
• Chúng tôi chỉ lưu mật khẩu dưới dạng mã hóa — chỉ bạn biết mật khẩu tài khoản của mình. Hãy nhớ không chia sẻ thông tin đăng nhập với bất kỳ ai.
• Xác minh hai bước: khi bạn đăng nhập bằng mật khẩu từ một thiết bị mới, chúng tôi gửi một mã dùng một lần đến email của bạn; không có mã này, bạn không thể truy cập tài khoản. Bạn có thể đánh dấu thiết bị là đáng tin cậy trong 30 ngày — chúng tôi ghi nhớ điều này bằng một cookie, và việc đổi mật khẩu sẽ hủy hiệu lực tất cả các thiết bị đáng tin cậy.
• Dữ liệu học viên trong hệ thống kế toán được mã hóa.
• Chỉ những thành viên được ủy quyền trong nhóm của chúng tôi mới có quyền truy cập dữ liệu.
• Chúng tôi sao lưu dữ liệu thường xuyên và cập nhật phần mềm máy chủ.

Nếu xảy ra vi phạm dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ báo cáo cho Autoriteit Persoonsgegevens trong vòng 72 giờ, và nếu vi phạm gây rủi ro cao cho bạn, chúng tôi sẽ thông báo trực tiếp cho bạn.

8. Chuyển dữ liệu ra ngoài Khu vực Kinh tế Châu Âu

Chúng tôi xử lý dữ liệu tại Hà Lan. Ngoại lệ là dịch vụ của các công ty có máy chủ có thể đặt tại Hoa Kỳ: Google, Meta, Anthropic và Cloudflare. Việc chuyển dữ liệu này được thực hiện trên cơ sở Khung bảo mật dữ liệu EU–Hoa Kỳ (EU–US Data Privacy Framework) hoặc các điều khoản hợp đồng mẫu (SCC) được Ủy ban Châu Âu phê duyệt.

9. Thay đổi chính sách này

Khi thay đổi chính sách này, chúng tôi công bố phiên bản mới trên trang web kèm ngày có hiệu lực. Chúng tôi cũng thông báo cho chủ tài khoản về những thay đổi quan trọng qua email.

Phiên bản trước có hiệu lực từ ngày 1 tháng 10 năm 2025.