Privatlivspolitik

Version 3.1 · gældende fra den 20. oktober 2026

Dette er en oversættelse. I tilfælde af uoverensstemmelser har den polske version forrang.

I denne politik forklarer vi i et enkelt sprog, hvilke oplysninger vi indsamler, hvorfor, hvor længe vi opbevarer dem, og hvilke rettigheder du har. Hvis noget er uklart — så skriv til os, så forklarer vi det.

1. Hvem er ansvarlig for dine oplysninger

Den dataansvarlige er Akademia VCA, ‘s-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Nederlandene, KvK 64597237 („vi“, „Akademia VCA“). Akademia VCA® er et registreret varemærke.

Vi behandler oplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR, forordning (EU) 2016/679, i Nederlandene: AVG) og den nederlandske gennemførelseslov (Uitvoeringswet AVG). Forhold, der ikke er omfattet af denne politik, er underlagt nederlandsk ret.

Kontakt vedrørende personoplysninger: info@akademiavca.nl, tlf. +31 10 226 27 74.

2. Hvilke oplysninger vi indsamler, og hvorfor

2.1. Booking af kurser og eksaminer

Når du booker, beder vi om oplysninger om betaleren (fulde navn eller virksomhedsnavn, adresse, e-mail, telefon og for virksomheder KvK-nummer eller momsnummer (VAT)) og oplysninger om deltagerne (fornavn, efternavn og fødselsdato — nøjagtigt som i identitetsdokumentet).

• Hvorfor: for at booke dig på et kursus eller en eksamen, tilmelde deltageren til eksamen, udstede fakturaen og kontakte dig om bestillingen (f.eks. ved betaling via bankoverførsel eller ændring af dato).
• Retsgrundlag: opfyldelse af en kontrakt (artikel 6, stk. 1, litra b, i GDPR) og retlige forpligtelser — skattelovgivning og eksamenskrav (artikel 6, stk. 1, litra c, i GDPR).

Vi kontakter ikke deltagerne på deres e-mailadresse — korrespondance om bestillingen går til betaleren.

2.2. Kundekonto

Du kan oprette en konto, men du behøver ikke. Du logger ind med et link, der sendes til din e-mail, eller med en adgangskode. På kontoen gemmer vi: din e-mail, din adgangskode (i krypteret form — vi kender den ikke), dit valgte sprog, dine bestillinger og forespørgsler, dine faktureringsoplysninger og dine samtykker til markedsføring.

Hvis din virksomhed allerede har brugt vores kurser, kan du bede om at se dens historik (deltagere og gyldigheden af deres kvalifikationer). Adgang gives af vores kontor efter verifikation, og vi sender en meddelelse om anmodningen til den virksomhedsadresse, der er gemt i vores database — så ingen kan se andres oplysninger.

Du kan til enhver tid slette din konto under fanen „Konto“. Bestillingsoplysninger, som vi skal opbevare af skattemæssige årsager, forbliver i vores faktureringssystem (punkt 5).

Retsgrundlag: opfyldelse af en kontrakt (artikel 6, stk. 1, litra b, i GDPR).

2.3. Forespørgsler om datoer og kontaktformularen

Når du spørger om en kursusdato eller skriver til os via formularen, modtager vi dit navn, din e-mail, eventuelt dit telefonnummer og indholdet af din besked. Vi bruger dem udelukkende til at svare dig og udarbejde et tilbud.

Retsgrundlag: foranstaltninger truffet på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt (artikel 6, stk. 1, litra b, i GDPR).

2.4. VCA-prøvetest

Prøvetesten kræver, at du logger ind på din konto (punkt 2.2). Vi gemmer testens forløb og resultat sammen med din konto i højst 24 timer, hvorefter de slettes automatisk — i den tid kan du også se resultatet af din seneste test på din konto. Det gør vi for at vise dig resultatet (og sende det pr. e-mail, hvis du ønsker det) og for at beskytte testen mod misbrug (vores legitime interesse). Testen er beskyttet af Cloudflare Turnstile (punkt 4). Vi gemmer ikke en e-mailadresse, der er indtastet for at modtage resultatet (medmindre du særskilt giver samtykke til markedsføringsinformation — punkt 2.6).

2.4a. Onlinekurser og digitalt indhold

Ved onlinekurser (platformen akademiavca.online) behandler vi: deltagerens e-mail og fulde navn, læringsfremskridt og testresultater samt logindatoer og de enheder, du bruger. Vi registrerer logins, fordi retten til refusion afhænger af det første login (handelsbetingelserne, punkt 7), og grænsen for antal enheder beskytter kurset mod delt adgang. Vi mærker digitale materialer (f.eks. e-bøger, PDF-filer) med køberens oplysninger (vandmærke).

Retsgrundlag: opfyldelse af en kontrakt (artikel 6, stk. 1, litra b, i GDPR) og vores legitime interesse i at beskytte indholdet mod uautoriseret deling (artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR).

2.5. Kasia — AI-assistent

På hjemmesiden finder du Kasia, en assistent baseret på kunstig intelligens (Claude-modellen fra Anthropic). Du ved altid, at du taler med en AI — i overensstemmelse med EU’s forordning om kunstig intelligens (AI Act, forordning (EU) 2024/1689, artikel 50) fortæller vi dig det i chatvinduet. Kasia træffer ingen beslutninger om dig og opretter ingen profil af dig. Kasia kan tage fejl: handelsbetingelserne, udbuddet på hjemmesiden og bestillingsbekræftelsen er bindende.

• Hvad vi sender til modellen: kun det anonymiserede indhold af den aktuelle samtale — e-mailadresser, telefonnumre og andre identifikationsnumre maskeres automatisk før afsendelse. Vi sender ikke dine kontooplysninger, din IP-adresse eller cookies.
• Hvad vi gemmer: oplysninger fra samtaler med AI-assistenten anonymiseres og bruges udelukkende til at forbedre, hvordan assistenten fungerer. Registreringen er ikke knyttet til din konto, din IP-adresse eller din session, og e-mailadresser, telefonnumre og andre identifikationsnumre maskeres automatisk, når de gemmes. Vi sletter registreringerne efter 12 måneder.
• Vær venlig: ikke at give personoplysninger i din samtale med Kasia — i sager om en bestemt bestilling bedes du ringe eller skrive til os.
• Retsgrundlag: vores legitime interesse (artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR) — at besvare besøgendes spørgsmål hurtigt og forbedre kvaliteten af svarene.

2.6. Nyhedsbrev og markedsføringsinformation

Vi sender kun information om nye kurser og kampagner, hvis du giver samtykke til det (et særskilt afkrydsningsfelt, der som standard ikke er markeret, ved bestilling eller på din konto; du bekræfter dit abonnement på nyhedsbrevet via et link i en e-mail). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage — via linket nederst i beskeden, på din konto eller ved at skrive til os.

Retsgrundlag: dit samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a, i GDPR).

2.7. Konti fra den gamle hjemmeside

Hvis du havde en konto på den tidligere version af vores hjemmeside, har vi overført den sammen med dine faktureringsoplysninger — uden adgangskoden. Du kan logge ind med et link, der sendes til din e-mail. Vi har kun overført bekræftede samtykker til markedsføring og afmeldinger af nyhedsbrevet; vi har ikke overført andre samtykker.

3. Cookies og lignende teknologier

Ved dit første besøg beder vi om dit samtykke i et banner. Du kan vælge „Kun nødvendige“ eller „Accepter alle“ og til enhver tid ændre din beslutning via linket „Cookieindstillinger“ nederst på hjemmesiden.

3.1. Nødvendige (kræver ikke samtykke)

• Hjemmesidens session og sikkerhedstoken — login, kurv, beskyttelse af formularer mod misbrug. De udløber, når sessionen lukkes, eller efter 2 timers inaktivitet.
• Lagring af din cookiebeslutning — i din browsers lager, så banneret ikke kommer igen ved hvert besøg.
• Indstillinger for brugervenlighed (f.eks. lyst/mørkt tema i prøvetesten, historikken for din samtale med Kasia i 24 timer) — gemmes kun i din browser; de sendes ikke til os.

3.2. Statistik (med samtykke)

Google Analytics 4 — giver os mulighed for at se, hvilke sider der besøges, og hvordan hjemmesiden fungerer. Vi bruger Google Consent Mode (Consent Mode v2): uden dit samtykke gemmer Google Analytics ingen cookies, og der sendes kun anonyme signaler uden identifikatorer til Google. Når du giver samtykke, gemmes cookies _ga og _ga_* (i op til 2 år). IP-adresser afkortes af Google.

Platformen akademiavca.online bruger det samme banner og de samme regler, men kun til statistik med Google Analytics 4 (en separat Google Analytics-ejendom) — ingen annoncering og ingen Meta Pixel.

3.3. Annoncering (med samtykke)

• Meta Pixel (Facebook, Instagram) — måling af vores annoncers effektivitet og visning af dem for personer, der har besøgt hjemmesiden. Cookies _fbp, fr (i op til 3 måneder).
• Google AdSense — visning af Google-annoncer på hjemmesiden.

Uden dit samtykke indlæses Meta Pixel og AdSense slet ikke.

3.4. Kort

På siden Kontakt viser vi kort med rutevejledning til vores centre fra OpenStreetMap — denne tjeneste gemmer ikke cookies og sporer ikke besøgende, og derfor vises kortene uden dit samtykke. Knapperne „Få rutevejledning i Google Maps“ og „Åbn i Google Maps“ åbner Google Maps i en ny fane eller i appen; der gælder Googles privatlivspolitik.

4. Hvem vi deler oplysninger med

Vi sælger ikke oplysninger. Vi deler dem kun, når det er nødvendigt:

• Eksamensorganer — SSVV (Stichting Samenwerken Voor Veiligheid) og det eksamenscenter, hvor din eksamen finder sted (f.eks. Examenbureau Rotterdam, Het Certificaat): deltagerens initialer, efternavn og fødselsdato. Uden dem kan en VCA-eksamen ikke afholdes, og der kan ikke udstedes et diplom.
• Mollie B.V. (Amsterdam) — håndtering af onlinebetalinger. Du indtaster dine kortoplysninger og loginoplysninger til banken direkte hos Mollie; vi hverken ser eller gemmer dem.
• Synomi — vores system til fakturering, fakturaer og deltagerregistre, som drives af den samme ejer (synomi.ai — varmt anbefalet).
• Anthropic — sprogmodellen bag vores assistent Kasia (punkt 2.5). Vi sender ikke dine personoplysninger til Anthropic — kun det anonymiserede indhold af samtalen, der er nødvendigt for at sammensætte et konkret svar.
• Google (Analytics, AdSense, Maps) og Meta (Pixel) — udelukkende i det omfang, der er beskrevet i punkt 3.
• Cloudflare, Inc. — beskyttelse af formularer og prøvetesten mod bots (Turnstile). Cloudflare behandler din IP-adresse og grundlæggende oplysninger om din browser for at vurdere, om der er et menneske i den anden ende.

Vi opbevarer oplysninger i et datacenter i Nederlandene.

5. Hvor længe vi opbevarer oplysninger

• Bestillinger og fakturaer: 7 år fra skatteårets udløb — som krævet af nederlandsk skattelovgivning.
• Deltageroplysninger og diplomnumre (fornavne, efternavn, fødselsdato samt navn, nummer og udløbsdato for de opnåede kvalifikationer) — så længe kvalifikationerne er gyldige. Vi gemmer ikke antallet af mislykkede forsøg eller antallet af opnåede point. På dette grundlag bekræfter vi diplomers gyldighed og udsteder duplikater, hvis dokumenter bortkommer.
• Kundekonto: indtil den slettes.
• Forespørgsler og beskeder fra formularen: op til 2 år fra den seneste kontakt.
• Samtaler med Kasia: 12 måneder, anonymiseret (punkt 2.5).
• Samtykker til markedsføring: indtil de trækkes tilbage; vi husker selve tilbagetrækningen, så vi ikke sender dig noget igen.
• Serverlogfiler (IP-adresse, browser): op til 90 dage af sikkerhedshensyn.

6. Dine rettigheder

Du har ret til: indsigt i dine oplysninger og til at modtage en kopi af dem, berigtigelse, sletning („retten til at blive glemt“ — undtagen for oplysninger, som vi er forpligtet til at opbevare efter loven), begrænsning af behandling, dataportabilitet, indsigelse mod behandling baseret på vores legitime interesse og til at trække dit samtykke tilbage når som helst (uden at det påvirker det, vi har gjort før).

Hvordan udøver du disse rettigheder? Skriv til info@akademiavca.nl, og oplys, hvad du ønsker (f.eks. en kopi af dine oplysninger eller sletning af dem). Vi besvarer din anmodning inden for én måned; i komplicerede sager kan vi forlænge fristen med yderligere to måneder — og i så fald fortæller vi dig hvorfor. Inden vi gennemfører din anmodning, kan vi bede dig bekræfte din identitet, så vi ikke videregiver dine oplysninger til en anden.

Hvis du mener, at vi behandler dine oplysninger ulovligt, kan du indgive en klage til den nederlandske tilsynsmyndighed: Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Sikkerhed

• Al kommunikation med hjemmesiden er krypteret (HTTPS).
• Vi gemmer kun adgangskoder i krypteret form — kun du kender adgangskoden til din konto. Husk ikke at dele dine loginoplysninger med nogen.
• Totrinsbekræftelse: når du logger ind med adgangskode fra en ny enhed, sender vi en engangskode til din e-mail, uden hvilken du ikke kan få adgang til kontoen. Du kan markere enheden som betroet i 30 dage — vi husker den i en cookie, og hvis du ændrer din adgangskode, ophæves alle betroede enheder.
• Deltageroplysninger i faktureringssystemet er krypterede.
• Kun autoriserede medlemmer af vores team har adgang til oplysningerne.
• Vi tager regelmæssige sikkerhedskopier og holder serversoftwaren opdateret.

Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden, anmelder vi det til Autoriteit Persoonsgegevens inden for 72 timer, og hvis bruddet indebærer en høj risiko for dig, underretter vi dig direkte.

8. Overførsel af oplysninger uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde

Vi behandler oplysninger i Nederlandene. Undtagelserne er tjenester fra virksomheder, hvis servere kan befinde sig i USA: Google, Meta, Anthropic og Cloudflare. Sådanne overførsler sker på grundlag af EU-US Data Privacy Framework eller standardkontraktbestemmelser godkendt af Europa-Kommissionen.

9. Ændringer af denne politik

Når vi ændrer denne politik, offentliggør vi den nye version på hjemmesiden med datoen for dens ikrafttræden. Vi informerer også kontohavere om væsentlige ændringer pr. e-mail.

Den tidligere version var gældende fra den 1. oktober 2025.