Tietosuojaseloste

Versio 3.1 · voimassa 20. lokakuuta 2026 alkaen

Tämä on käännös. Mahdollisissa ristiriitatilanteissa puolankielinen versio on ratkaiseva.

Tässä selosteessa kerromme selkeällä kielellä, mitä tietoja keräämme, miksi, kuinka kauan säilytämme niitä ja mitä oikeuksia sinulla on. Jos jokin on epäselvää — kirjoita meille, niin selitämme.

1. Kuka vastaa tiedoistasi

Rekisterinpitäjä on Akademia VCA, ‘s-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Alankomaat, KvK 64597237 (”me”, ”Akademia VCA”). Akademia VCA® on rekisteröity tavaramerkki.

Käsittelemme tietoja yleisen tietosuoja-asetuksen (asetus (EU) 2016/679, Alankomaissa: AVG) ja Alankomaiden täytäntöönpanolain (Uitvoeringswet AVG) mukaisesti. Asioihin, joita tämä seloste ei kata, sovelletaan Alankomaiden lakia.

Yhteystiedot henkilötietoja koskevissa asioissa: info@akademiavca.nl, puh. +31 10 226 27 74.

2. Mitä tietoja keräämme ja miksi

2.1. Kurssi- ja koevaraukset

Varauksen yhteydessä pyydämme maksajan tiedot (koko nimi tai yrityksen nimi, osoite, sähköposti, puhelin ja yritysten osalta KvK-numero tai ALV-numero) sekä osallistujien tiedot (etunimi, sukunimi ja syntymäaika — täsmälleen niin kuin ne ovat henkilöllisyystodistuksessa).

• Miksi: varauksesi tekeminen kurssille tai kokeeseen, osallistujan ilmoittaminen kokeeseen, laskun laatiminen sekä yhteydenpito sinuun tilaukseen liittyen (esim. tilisiirrolla maksettaessa tai päivämäärää muutettaessa).
• Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) ja lakisääteiset velvoitteet — verolainsäädäntö ja koevaatimukset (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Emme ota yhteyttä osallistujiin heidän sähköpostiosoitteeseensa — tilausta koskeva kirjeenvaihto lähetetään maksajalle.

2.2. Asiakastili

Voit luoda tilin, mutta se ei ole pakollista. Kirjaudut sisään sähköpostiisi lähetetyllä linkillä tai salasanalla. Tilillä säilytämme: sähköpostiosoitteesi, salasanasi (salatussa muodossa — emme tiedä sitä), valitsemasi kielen, tilauksesi ja tiedustelusi, laskutustietosi sekä markkinointisuostumuksesi.

Jos yrityksesi on jo käyttänyt kurssejamme, voit pyytää nähdä sen historian (osallistujat ja heidän pätevyyksiensä voimassaolo). Toimistomme myöntää pääsyn tarkistuksen jälkeen, ja lähetämme ilmoituksen pyynnöstä tietokannassamme olevaan yrityksen osoitteeseen — jotta kukaan ei pääse katsomaan toisen tietoja.

Voit poistaa tilisi milloin tahansa ”Tili”-välilehdellä. Tilaustiedot, jotka meidän on säilytettävä verotuksellisista syistä, jäävät laskutusjärjestelmäämme (kohta 5).

Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

2.3. Päivämäärätiedustelut ja yhteydenottolomake

Kun kysyt kurssin päivämäärää tai kirjoitat meille lomakkeella, saamme nimesi, sähköpostiosoitteesi, mahdollisesti puhelinnumerosi ja viestisi sisällön. Käytämme niitä yksinomaan vastaamiseen ja tarjouksen laatimiseen.

Oikeusperuste: toimenpiteet, jotka toteutetaan pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

2.4. VCA-harjoituskoe

Harjoituskoe edellyttää, että kirjaudut tilillesi (kohta 2.2). Säilytämme kokeen kulun ja sen tuloksen tililläsi enintään 24 tuntia, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti — tänä aikana näet myös viimeisimmän kokeesi tuloksen tililläsi. Teemme näin näyttääksemme sinulle tuloksen (ja lähettääksemme sen sähköpostitse, jos haluat) sekä suojataksemme koetta väärinkäytöltä (oikeutettu etumme). Koe on suojattu Cloudflare Turnstile -palvelulla (kohta 4). Emme säilytä tuloksen vastaanottamista varten annettua sähköpostiosoitetta (ellet erikseen anna suostumusta markkinointitietoihin — kohta 2.6).

2.4a. Verkkokurssit ja digitaalinen sisältö

Verkkokurssien (akademiavca.online-alusta) osalta käsittelemme: osallistujan sähköpostiosoitteen ja koko nimen, opintojen edistymisen ja koetulokset sekä kirjautumispäivät ja käyttämäsi laitteet. Kirjaamme kirjautumiset, koska oikeus palautukseen riippuu ensimmäisestä kirjautumisesta (käyttöehtojen kohta 7), ja laiteraja suojaa kurssia jaetulta käytöltä. Merkitsemme digitaalisiin materiaaleihin (esim. e-kirjat, PDF-tiedostot) ostajan tiedot (vesileima).

Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) ja oikeutettu etumme suojata sisältöä luvattomalta jakamiselta (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

2.5. Kasia — tekoälyavustaja

Verkkosivustolla toimii Kasia, tekoälyyn perustuva avustaja (Anthropicin Claude-malli). Tiedät aina, että keskustelet tekoälyn kanssa — EU:n tekoälysäädöksen (AI Act, asetus (EU) 2024/1689, 50 artikla) mukaisesti kerromme sen sinulle keskusteluikkunassa. Kasia ei tee sinua koskevia päätöksiä eikä luo sinusta profiilia. Kasia voi tehdä virheitä: sitovia ovat käyttöehdot, verkkosivuston tarjonta ja tilausvahvistus.

• Mitä lähetämme mallille: ainoastaan käynnissä olevan keskustelun anonymisoidun sisällön — sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja muut tunnistenumerot peitetään automaattisesti ennen lähettämistä. Emme lähetä tilisi tietoja, IP-osoitettasi tai evästeitä.
• Mitä tallennamme: tekoälyavustajan kanssa käytyjen keskustelujen tiedot anonymisoidaan ja niitä käytetään yksinomaan avustajan toiminnan parantamiseen. Tallennetta ei yhdistetä tiliisi, IP-osoitteeseesi tai istuntoosi, ja sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja muut tunnistenumerot peitetään automaattisesti tallennettaessa. Poistamme tallenteet 12 kuukauden kuluttua.
• Pyydämme: älä anna henkilötietoja keskustelussa Kasian kanssa — tiettyä tilausta koskevissa asioissa soita tai kirjoita meille.
• Oikeusperuste: oikeutettu etumme (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) — vierailijoiden kysymyksiin vastaaminen nopeasti ja vastausten laadun parantaminen.

2.6. Uutiskirje ja markkinointitiedot

Lähetämme tietoa uusista kursseista ja kampanjoista vain, jos annat siihen suostumuksesi (erillinen, oletuksena valitsematon valintaruutu tilauksen yhteydessä tai tililläsi; vahvistat uutiskirjeen tilauksen sähköpostissa olevalla linkillä). Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa — viestin alatunnisteessa olevalla linkillä, tililläsi tai kirjoittamalla meille.

Oikeusperuste: suostumuksesi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

2.7. Vanhan verkkosivuston tilit

Jos sinulla oli tili verkkosivustomme aiemmassa versiossa, olemme siirtäneet sen laskutustietojesi kanssa — ilman salasanaa. Voit kirjautua sisään sähköpostiisi lähetetyllä linkillä. Siirsimme ainoastaan vahvistetut markkinointisuostumukset ja uutiskirjeen tilausten peruutukset; muita suostumuksia emme siirtäneet.

3. Evästeet ja vastaavat tekniikat

Ensimmäisellä käynnilläsi pyydämme suostumustasi bannerissa. Voit valita ”Vain välttämättömät” tai ”Hyväksy kaikki” ja muuttaa päätöstäsi milloin tahansa verkkosivuston alatunnisteessa olevan ”Evästeasetukset”-linkin kautta.

3.1. Välttämättömät (suostumusta ei tarvita)

• Verkkosivuston istunto ja suojaustunniste — kirjautuminen, ostoskori, lomakkeiden suojaaminen väärinkäytöltä. Ne vanhenevat, kun istunto suljetaan tai 2 tunnin käyttämättömyyden jälkeen.
• Evästepäätöksesi muistaminen — selaimesi tallennustilassa, jotta banneri ei tule takaisin jokaisella käynnillä.
• Käyttömukavuuden asetukset (esim. harjoituskokeen vaalea/tumma teema, keskusteluhistoriasi Kasian kanssa 24 tunnin ajan) — tallennetaan vain selaimeesi; niitä ei lähetetä meille.

3.2. Tilastot (suostumuksella)

Google Analytics 4 — antaa meille mahdollisuuden nähdä, millä sivuilla käydään ja miten verkkosivusto toimii. Käytämme Google Consent Mode -tilaa (Consent Mode v2): ilman suostumustasi Google Analytics ei tallenna evästeitä, ja Googlelle lähetetään vain anonyymejä signaaleja ilman tunnisteita. Kun annat suostumuksesi, tallennetaan evästeet _ga ja _ga_* (enintään 2 vuodeksi). Google lyhentää IP-osoitteet.

akademiavca.online-alusta käyttää samaa banneria ja samoja sääntöjä, mutta vain Google Analytics 4 -tilastoihin (erillinen Google Analytics -ominaisuus) — ei mainontaa eikä Meta Pixeliä.

3.3. Mainonta (suostumuksella)

• Meta Pixel (Facebook, Instagram) — mainostemme tehokkuuden mittaaminen ja niiden näyttäminen henkilöille, jotka ovat käyneet verkkosivustolla. Evästeet _fbp, fr (enintään 3 kuukaudeksi).
• Google AdSense — Googlen mainosten näyttäminen verkkosivustolla.

Ilman suostumustasi Meta Pixel ja AdSense eivät lataudu lainkaan.

3.4. Kartat

Yhteystiedot-sivulla näytämme OpenStreetMap-palvelun karttoja, joissa on reittiohjeet keskuksiimme — tämä palvelu ei tallenna evästeitä eikä seuraa vierailijoita, minkä vuoksi kartat näytetään ilman suostumustasi. Painikkeet ”Hae reittiohjeet Google Mapsissa” ja ”Avaa Google Mapsissa” avaavat Google Mapsin uudessa välilehdessä tai sovelluksessa; siellä sovelletaan Googlen tietosuojakäytäntöä.

4. Kenelle luovutamme tietoja

Emme myy tietoja. Luovutamme niitä vain silloin, kun se on tarpeen:

• Koelaitokset — SSVV (Stichting Samenwerken Voor Veiligheid) ja koekeskus, jossa kokeesi järjestetään (esim. Examenbureau Rotterdam, Het Certificaat): osallistujan nimikirjaimet, sukunimi ja syntymäaika. Ilman niitä VCA-koetta ei voida järjestää eikä tutkintotodistusta antaa.
• Mollie B.V. (Amsterdam) — verkkomaksujen käsittely. Syötät korttitietosi ja pankkisi kirjautumistiedot suoraan Mollielle; emme näe emmekä tallenna niitä.
• Synomi — laskutus-, lasku- ja osallistujarekisterijärjestelmämme, jota ylläpitää sama omistaja (synomi.ai — suosittelemme lämpimästi).
• Anthropic — kielimalli, jonka varassa avustajamme Kasia toimii (kohta 2.5). Emme lähetä henkilötietojasi Anthropicille — ainoastaan keskustelun anonymisoidun sisällön, jota tarvitaan tietyn vastauksen muodostamiseen.
• Google (Analytics, AdSense, Maps) ja Meta (Pixel) — yksinomaan kohdassa 3 kuvatussa laajuudessa.
• Cloudflare, Inc. — lomakkeiden ja harjoituskokeen suojaaminen boteilta (Turnstile). Cloudflare käsittelee IP-osoitettasi ja selaimen perustietoja arvioidakseen, onko toisella puolella ihminen.

Säilytämme tietoja Alankomaissa sijaitsevassa datakeskuksessa.

5. Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Tilaukset ja laskut: 7 vuotta verovuoden päättymisestä — Alankomaiden verolainsäädännön edellyttämällä tavalla.
• Osallistujien tiedot ja tutkintotodistusten numerot (etunimet, sukunimi, syntymäaika sekä saatujen pätevyyksien nimi, numero ja voimassaolon päättymispäivä) — niin kauan kuin pätevyydet ovat voimassa. Emme säilytä tietoa hylättyjen yritysten määrästä tai saaduista pisteistä. Näiden tietojen perusteella vahvistamme tutkintotodistusten voimassaolon ja annamme kaksoiskappaleita, jos asiakirjat katoavat.
• Asiakastili: sen poistamiseen asti.
• Tiedustelut ja lomakkeen kautta lähetetyt viestit: enintään 2 vuotta viimeisestä yhteydenotosta.
• Keskustelut Kasian kanssa: 12 kuukautta anonymisoituina (kohta 2.5).
• Markkinointisuostumukset: niiden peruuttamiseen asti; muistamme itse peruuttamisen tosiasian, jotta emme lähetä sinulle mitään uudelleen.
• Palvelinlokit (IP-osoite, selain): enintään 90 päivää tietoturvasyistä.

6. Oikeutesi

Sinulla on oikeus: saada pääsy tietoihisi ja saada niistä jäljennös, tietojen oikaisemiseen, tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi” — lukuun ottamatta tietoja, jotka meidän on lain mukaan säilytettävä), käsittelyn rajoittamiseen, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa käsittelyä sekä peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa (vaikuttamatta siihen, mitä teimme sitä ennen).

Miten käytät näitä oikeuksia? Kirjoita osoitteeseen info@akademiavca.nl ja kerro, mitä haluat (esim. jäljennöksen tiedoistasi tai niiden poistamisen). Vastaamme pyyntöösi kuukauden kuluessa; monimutkaisissa tapauksissa voimme pidentää määräaikaa kahdella lisäkuukaudella — ja jos niin teemme, kerromme sinulle syyn. Ennen kuin toteutamme pyyntösi, voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi, jotta emme luovuta tietojasi jollekulle toiselle.

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen Alankomaiden valvontaviranomaiselle: Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Tietoturva

• Kaikki viestintä verkkosivuston kanssa on salattua (HTTPS).
• Säilytämme salasanat vain salatussa muodossa — vain sinä tiedät tilisi salasanan. Muista olla jakamatta kirjautumistietojasi kenellekään.
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen: kun kirjaudut salasanalla uudelta laitteelta, lähetämme sähköpostiisi kertakäyttöisen koodin, jota ilman et pääse tilille. Voit merkitä laitteen luotetuksi 30 päiväksi — muistamme sen evästeessä, ja salasanan vaihtaminen mitätöi kaikki luotetut laitteet.
• Laskutusjärjestelmässä olevat osallistujien tiedot on salattu.
• Vain tiimimme valtuutetuilla jäsenillä on pääsy tietoihin.
• Teemme säännöllisesti varmuuskopioita ja pidämme palvelinohjelmiston ajan tasalla.

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, ilmoitamme siitä Autoriteit Persoonsgegevensille 72 tunnin kuluessa, ja jos loukkaus aiheuttaa sinulle suuren riskin, ilmoitamme siitä sinulle suoraan.

8. Tietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käsittelemme tietoja Alankomaissa. Poikkeuksena ovat sellaisten yritysten palvelut, joiden palvelimet voivat sijaita Yhdysvalloissa: Google, Meta, Anthropic ja Cloudflare. Tällaiset siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework) tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

9. Muutokset tähän selosteeseen

Kun muutamme tätä selostetta, julkaisemme uuden version verkkosivustolla voimaantulopäivineen. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista myös tilin haltijoille sähköpostitse.

Edellinen versio oli voimassa 1. lokakuuta 2025 alkaen.