Integritetspolicy

Version 3.1 · gäller från och med den 20 oktober 2026

Detta är en översättning. Vid avvikelser gäller den polska versionen.

I denna policy förklarar vi på ett enkelt sätt vilka uppgifter vi samlar in, varför, hur länge vi sparar dem och vilka rättigheter du har. Om något är oklart – skriv till oss så förklarar vi.

1. Vem som ansvarar för dina uppgifter

Personuppgiftsansvarig är Akademia VCA, ‘s-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Nederländerna, KvK 64597237 (”vi”, ”Akademia VCA”). Akademia VCA® är ett registrerat varumärke.

Vi behandlar uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679, i Nederländerna: AVG) och den nederländska genomförandelagen (Uitvoeringswet AVG). Frågor som inte regleras i denna policy omfattas av nederländsk rätt.

Kontakt i frågor om personuppgifter: info@akademiavca.nl, tfn +31 10 226 27 74.

2. Vilka uppgifter vi samlar in och varför

2.1. Bokning av kurser och prov

När du bokar ber vi om uppgifter om betalaren (fullständigt namn eller företagsnamn, adress, e-post, telefon och, för företag, KvK-nummer eller momsregistreringsnummer) och uppgifter om deltagarna (förnamn, efternamn och födelsedatum – exakt som i identitetshandlingen).

• Varför: för att boka dig till en kurs eller ett prov, anmäla deltagaren till provet, utfärda fakturan och kontakta dig om beställningen (t.ex. vid betalning via banköverföring eller byte av datum).
• Rättslig grund: fullgörande av avtal (artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen) och rättsliga förpliktelser – skattelagstiftning och provkrav (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen).

Vi kontaktar inte deltagarna på deras e-postadress – korrespondensen om beställningen går till betalaren.

2.2. Kundkonto

Du kan skapa ett konto, men du måste inte. Du loggar in med en länk som skickas till din e-post eller med ett lösenord. På kontot sparar vi: din e-post, ditt lösenord (i krypterad form – vi känner inte till det), ditt valda språk, dina beställningar och förfrågningar, dina fakturauppgifter och dina samtycken till marknadsföring.

Om ditt företag redan har använt våra kurser kan du be att få se dess historik (deltagare och giltigheten av deras behörigheter). Åtkomst beviljas av vårt kontor efter kontroll, och vi skickar ett meddelande om begäran till den företagsadress som finns i vår databas – så att ingen kan se någon annans uppgifter.

Du kan när som helst radera ditt konto under fliken ”Konto”. Beställningsuppgifter som vi måste spara av skatteskäl finns kvar i vårt faktureringssystem (punkt 5).

Rättslig grund: fullgörande av avtal (artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen).

2.3. Förfrågningar om datum och kontaktformuläret

När du frågar om ett kursdatum eller skriver till oss via formuläret får vi ditt namn, din e-post, eventuellt ditt telefonnummer och innehållet i ditt meddelande. Vi använder dem enbart för att svara och för att ta fram ett erbjudande.

Rättslig grund: åtgärder som vidtas på din begäran innan ett avtal ingås (artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen).

2.4. VCA-övningsprov

Övningsprovet kräver att du loggar in på ditt konto (punkt 2.2). Vi sparar provets förlopp och resultat tillsammans med ditt konto i högst 24 timmar, varefter de raderas automatiskt – under den tiden kan du också se resultatet av ditt senaste prov på ditt konto. Vi gör detta för att visa dig resultatet (och skicka det via e-post om du vill) och för att skydda provet mot missbruk (vårt berättigade intresse). Provet skyddas av Cloudflare Turnstile (punkt 4). Vi sparar inte en e-postadress som anges för att ta emot resultatet (såvida du inte separat samtycker till marknadsföringsinformation – punkt 2.6).

2.4a. Onlinekurser och digitalt innehåll

För onlinekurser (plattformen akademiavca.online) behandlar vi: deltagarens e-post och fullständiga namn, studieframsteg och provresultat samt inloggningsdatum och de enheter du använder. Vi registrerar inloggningar eftersom rätten till återbetalning beror på den första inloggningen (allmänna villkor, punkt 7), och begränsningen av antalet enheter skyddar kursen mot delad åtkomst. Vi märker digitalt material (t.ex. e-böcker, PDF-filer) med köparens uppgifter (vattenmärke).

Rättslig grund: fullgörande av avtal (artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen) och vårt berättigade intresse av att skydda innehållet mot obehörig delning (artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen).

2.5. Kasia – AI-assistent

På webbplatsen finns Kasia, en assistent som bygger på artificiell intelligens (modellen Claude från Anthropic). Du vet alltid att du talar med en AI – i enlighet med EU:s förordning om artificiell intelligens (AI Act, förordning (EU) 2024/1689, artikel 50) informerar vi dig om det i chattfönstret. Kasia fattar inga beslut om dig och skapar ingen profil av dig. Kasia kan göra fel: de allmänna villkoren, utbudet på webbplatsen och orderbekräftelsen är bindande.

• Vad vi skickar till modellen: endast det anonymiserade innehållet i det pågående samtalet – e-postadresser, telefonnummer och andra identifikationsnummer maskeras automatiskt innan de skickas. Vi skickar inte dina kontouppgifter, din IP-adress eller cookies.
• Vad vi sparar: uppgifter från samtal med AI-assistenten anonymiseras och används enbart för att förbättra hur assistenten fungerar. Registreringen är inte kopplad till ditt konto, din IP-adress eller din session, och e-postadresser, telefonnummer och andra identifikationsnummer maskeras automatiskt när de sparas. Vi raderar registreringarna efter 12 månader.
• Vi ber dig: lämna inte personuppgifter i ditt samtal med Kasia – i frågor som gäller en viss beställning, ring eller skriv till oss.
• Rättslig grund: vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen) – att snabbt besvara besökarnas frågor och förbättra kvaliteten på svaren.

2.6. Nyhetsbrev och marknadsföringsinformation

Vi skickar information om nya kurser och kampanjer endast om du samtycker till det (en separat kryssruta, som inte är förkryssad, vid beställning eller på ditt konto; du bekräftar din prenumeration på nyhetsbrevet via en länk i ett e-postmeddelande). Du kan när som helst återkalla ditt samtycke – via länken i meddelandets sidfot, på ditt konto eller genom att skriva till oss.

Rättslig grund: ditt samtycke (artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen).

2.7. Konton från den gamla webbplatsen

Om du hade ett konto på den tidigare versionen av vår webbplats har vi flyttat över det tillsammans med dina fakturauppgifter – utan lösenordet. Du kan logga in med en länk som skickas till din e-post. Vi flyttade endast över bekräftade samtycken till marknadsföring och avregistreringar från nyhetsbrevet; inga andra samtycken flyttades över.

3. Cookies och liknande tekniker

Vid ditt första besök ber vi om ditt samtycke i en banner. Du kan välja ”Endast nödvändiga” eller ”Acceptera alla” och när som helst ändra ditt beslut via länken ”Cookieinställningar” i webbplatsens sidfot.

3.1. Nödvändiga (inget samtycke krävs)

• Webbplatssession och säkerhetstoken – inloggning, varukorg, skydd av formulär mot missbruk. De upphör när sessionen avslutas eller efter 2 timmars inaktivitet.
• Att komma ihåg ditt cookiebeslut – i webbläsarens lagring, så att bannern inte visas igen vid varje besök.
• Bekvämlighetsinställningar (t.ex. ljust/mörkt tema i övningsprovet, historiken för ditt samtal med Kasia i 24 timmar) – sparas endast i din webbläsare; de skickas inte till oss.

3.2. Statistik (med samtycke)

Google Analytics 4 – låter oss se vilka sidor som besöks och hur webbplatsen fungerar. Vi använder Googles samtyckesläge (Consent Mode v2): utan ditt samtycke sparar Google Analytics inga cookies, och endast anonyma signaler utan identifierare skickas till Google. När du samtycker sparas cookies _ga och _ga_* (i upp till 2 år). IP-adresser förkortas av Google.

Plattformen akademiavca.online använder samma banner och samma regler, men endast för statistik i Google Analytics 4 (en separat Google Analytics-egendom) – ingen reklam och ingen Meta Pixel.

3.3. Reklam (med samtycke)

• Meta Pixel (Facebook, Instagram) – mätning av hur effektiva våra annonser är och visning av dem för personer som har besökt webbplatsen. Cookies _fbp, fr (i upp till 3 månader).
• Google AdSense – visning av Google-annonser på webbplatsen.

Utan ditt samtycke laddas Meta Pixel och AdSense inte alls.

3.4. Kartor

På sidan Kontakt visar vi kartor med vägbeskrivningar till våra utbildningscenter från OpenStreetMap – denna tjänst sparar inga cookies och spårar inte besökare, därför visas kartorna utan ditt samtycke. Knapparna ”Visa vägbeskrivning i Google Maps” och ”Öppna i Google Maps” öppnar Google Maps i en ny flik eller i appen; där gäller Googles integritetspolicy.

4. Vilka vi delar uppgifter med

Vi säljer inte uppgifter. Vi delar dem endast när det är nödvändigt:

• Provorgan – SSVV (Stichting Samenwerken Voor Veiligheid) och det provcenter där ditt prov äger rum (t.ex. Examenbureau Rotterdam, Het Certificaat): deltagarens initialer, efternamn och födelsedatum. Utan dessa kan ett VCA-prov inte genomföras och inget diplom utfärdas.
• Mollie B.V. (Amsterdam) – hantering av onlinebetalningar. Du anger dina kortuppgifter och inloggningsuppgifter till banken direkt hos Mollie; vi varken ser eller sparar dem.
• Synomi – vårt system för fakturering, fakturor och deltagarregister, som drivs av samma ägare (synomi.ai – varmt rekommenderat).
• Anthropic – språkmodellen bakom vår assistent Kasia (punkt 2.5). Vi skickar inte dina personuppgifter till Anthropic – endast det anonymiserade innehållet i samtalet som behövs för att formulera ett visst svar.
• Google (Analytics, AdSense, Maps) och Meta (Pixel) – enbart i den omfattning som beskrivs i punkt 3.
• Cloudflare, Inc. – skydd av formulär och övningsprovet mot bottar (Turnstile). Cloudflare behandlar din IP-adress och grundläggande information om webbläsaren för att bedöma om det är en människa på andra sidan.

Vi lagrar uppgifter i ett datacenter i Nederländerna.

5. Hur länge vi sparar uppgifter

• Beställningar och fakturor: 7 år från utgången av beskattningsåret – enligt nederländsk skattelagstiftning.
• Deltagaruppgifter och diplomnummer (förnamn, efternamn, födelsedatum samt namn, nummer och sista giltighetsdag för erhållna behörigheter) – så länge behörigheterna är giltiga. Vi sparar inte antalet underkända försök eller antalet uppnådda poäng. På denna grund bekräftar vi diplomens giltighet och utfärdar dubbletter om handlingar går förlorade.
• Kundkonto: tills det raderas.
• Förfrågningar och meddelanden från formuläret: upp till 2 år från den senaste kontakten.
• Samtal med Kasia: 12 månader, anonymiserade (punkt 2.5).
• Samtycken till marknadsföring: tills de återkallas; vi kommer ihåg själva återkallelsen så att vi inte skickar något till dig igen.
• Serverloggar (IP-adress, webbläsare): upp till 90 dagar, av säkerhetsskäl.

6. Dina rättigheter

Du har rätt till: tillgång till dina uppgifter och att få en kopia av dem, rättelse, radering (”rätten att bli bortglömd” – utom uppgifter som vi enligt lag är skyldiga att spara), begränsning av behandling, dataportabilitet, att invända mot behandling som grundar sig på vårt berättigade intresse samt att när som helst återkalla ditt samtycke (utan att det påverkar det vi gjort tidigare).

Hur utövar du dessa rättigheter? Skriv till info@akademiavca.nl och berätta vad du önskar (t.ex. en kopia av dina uppgifter eller att de raderas). Vi svarar på din begäran inom en månad; i komplicerade fall kan vi förlänga tiden med ytterligare två månader – och i så fall berättar vi varför. Innan vi tillmötesgår din begäran kan vi be dig bekräfta din identitet, så att vi inte lämnar ut dina uppgifter till någon annan.

Om du anser att vi behandlar dina uppgifter på ett olagligt sätt kan du lämna in ett klagomål till den nederländska tillsynsmyndigheten: Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Säkerhet

• All kommunikation med webbplatsen är krypterad (HTTPS).
• Vi sparar lösenord endast i krypterad form – bara du känner till lösenordet till ditt konto. Kom ihåg att inte dela dina inloggningsuppgifter med någon.
• Tvåstegsverifiering: när du loggar in med lösenord från en ny enhet skickar vi en engångskod till din e-post, utan vilken du inte kommer åt kontot. Du kan markera enheten som betrodd i 30 dagar – vi kommer ihåg den i en cookie, och om du byter lösenord upphör alla betrodda enheter att gälla.
• Deltagaruppgifter i faktureringssystemet är krypterade.
• Endast behöriga medlemmar i vårt team har tillgång till uppgifterna.
• Vi gör regelbundna säkerhetskopior och håller serverprogramvaran uppdaterad.

Om en personuppgiftsincident inträffar anmäler vi den till Autoriteit Persoonsgegevens inom 72 timmar, och om incidenten medför en hög risk för dig informerar vi dig direkt.

8. Överföring av uppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Vi behandlar uppgifter i Nederländerna. Undantagen är tjänster från företag vars servrar kan finnas i USA: Google, Meta, Anthropic och Cloudflare. Sådana överföringar sker på grundval av ramen för dataskydd mellan EU och USA (EU–US Data Privacy Framework) eller standardiserade dataskyddsbestämmelser som antagits av Europeiska kommissionen.

9. Ändringar av denna policy

När vi ändrar denna policy publicerar vi den nya versionen på webbplatsen med datum för när den börjar gälla. Vi informerar också kontoinnehavare om väsentliga ändringar via e-post.

Den tidigare versionen gällde från och med den 1 oktober 2025.