Privacybeleid

Versie 3.1 · geldig vanaf 20 oktober 2026

In dit privacybeleid leggen we in gewone taal uit welke gegevens we verzamelen, waarvoor, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Is iets niet duidelijk — stuur ons een bericht, dan leggen we het uit.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke is Akademia VCA, ‘s-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Nederland, KvK 64597237 (hierna: „wij”, „Akademia VCA”). Akademia VCA® is een geregistreerd merk.

We verwerken gegevens in overeenstemming met de AVG (Verordening (EU) 2016/679) en de Uitvoeringswet AVG. Op zaken die niet in dit privacybeleid zijn geregeld, is Nederlands recht van toepassing.

Contact over persoonsgegevens: info@akademiavca.nl, tel. +31 10 226 27 74.

2. Welke gegevens we verzamelen en waarvoor

2.1. Inschrijving voor cursussen en examens

Bij de inschrijving vragen we de gegevens van de betaler (voor- en achternaam of bedrijfsnaam, adres, e-mail, telefoon en voor bedrijven het KvK-nummer of btw-identificatienummer) en de gegevens van de cursisten (voornaam, achternaam en geboortedatum — precies zoals in het identiteitsbewijs).

• Waarvoor: inschrijving voor een cursus of examen, aanmelding van de cursist voor het examen, het opmaken van de factuur en contact over de bestelling (bijv. bij betaling per overschrijving of een andere datum).
• Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en wettelijke verplichtingen — belastingwetgeving en examenvereisten (art. 6 lid 1 sub c AVG).

Het e-mailadres van de cursist gebruiken we niet voor contact — correspondentie over de bestelling gaat naar de betaler.

2.2. Klantaccount

Je kunt een account aanmaken, maar het hoeft niet. Je logt in met een link die we naar je e-mail sturen of met een wachtwoord. In het account bewaren we: je voornaam, je e-mailadres, je wachtwoord (versleuteld, wij kennen het niet), de gekozen taal, je bestellingen en aanvragen, je factuurgegevens en je marketingtoestemmingen.

Heeft je bedrijf al eerder onze cursussen gevolgd, dan kun je inzage vragen in de historie van het bedrijf (cursisten en geldigheid van hun kwalificaties). Die toegang geeft ons kantoor na verificatie, en naar het bedrijfsadres dat in onze database staat sturen we een bericht over het verzoek — zodat niemand de gegevens van een ander kan inzien.

Je kunt je account op elk moment verwijderen op het tabblad „Account”. Gegevens van bestellingen die we om fiscale redenen moeten bewaren, blijven in ons administratiesysteem staan (punt 5).

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

2.3. Aanvragen voor een datum en het contactformulier

Vraag je naar een cursusdatum of stuur je een bericht via het formulier, dan ontvangen we je naam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer en de inhoud van je bericht. We gebruiken die uitsluitend om te antwoorden en een aanbod voor te bereiden.

Grondslag: maatregelen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

2.4. VCA-oefentoets

Voor de oefentoets moet je inloggen op je account (punt 2.2). Het verloop van de toets en het resultaat bewaren we bij je account hoogstens 24 uur; daarna verwijderen we ze automatisch — in die tijd zie je het resultaat van je laatste toets ook in je account. Dit dient om je het resultaat te tonen (en desgewenst per e-mail te sturen) en om de toets tegen misbruik te beschermen (ons gerechtvaardigd belang). De toets wordt beschermd door Cloudflare Turnstile (punt 4). Een e-mailadres dat je opgeeft om het resultaat te ontvangen, bewaren we niet (tenzij je apart toestemming geeft voor marketinginformatie — punt 2.6).

2.4a. Online cursussen en digitale content

Bij online cursussen (platform akademiavca.online) verwerken we: het e-mailadres en de voor- en achternaam van de deelnemer, de leervoortgang en toetsresultaten, en de data van inloggen en de apparaten die je gebruikt. Inlogs registreren we omdat het recht op terugbetaling afhangt van de eerste keer inloggen (algemene voorwaarden punt 7), en een limiet op het aantal apparaten beschermt de cursus tegen het delen van toegang. Digitaal materiaal (bijv. e-books, pdf-bestanden) voorzien we van de gegevens van de koper (watermerk).

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij het beschermen van content tegen onbevoegd delen (art. 6 lid 1 sub f AVG).

2.5. Kasia — AI-assistente

Op de website werkt Kasia, een assistente op basis van kunstmatige intelligentie (het model Claude van Anthropic). Je weet altijd dat je met AI praat — in overeenstemming met de Europese verordening over kunstmatige intelligentie (AI Act, Verordening (EU) 2024/1689, art. 50) melden we dat in het chatvenster. Kasia neemt geen beslissingen over jou en maakt geen profiel van je. Kasia kan zich vergissen: bindend zijn de algemene voorwaarden, het aanbod op de website en de bevestiging van de bestelling.

• Wat we aan het model doorgeven: uitsluitend de geanonimiseerde inhoud van het lopende gesprek — e-mailadressen, telefoonnummers en andere identificatienummers maskeren we automatisch vóór verzending. We geven geen gegevens van je account, je IP-adres of cookies door.
• Wat we opslaan: gegevens van gesprekken met de AI-assistente worden geanonimiseerd en dienen uitsluitend om de assistente te verbeteren. De opslag is niet gekoppeld aan je account, je IP-adres of je sessie, en e-mailadressen, telefoonnummers en andere identificatienummers maskeren we automatisch bij het opslaan. De opgeslagen gesprekken verwijderen we na 12 maanden.
• Ons verzoek: deel in het gesprek met Kasia geen persoonsgegevens — bel of mail ons voor zaken over een specifieke bestelling.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — snel antwoord geven op vragen van bezoekers en de kwaliteit van die antwoorden verbeteren.

2.6. Nieuwsbrief en marketinginformatie

Informatie over nieuwe cursussen en acties sturen we alleen als je daar toestemming voor geeft (een apart, standaard niet aangevinkt vakje bij de bestelling of in je account; je aanmelding voor de nieuwsbrief bevestig je via een link in een e-mail). Je kunt je toestemming op elk moment intrekken — via de link onderaan het bericht, in je account of door ons te mailen.

Grondslag: jouw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).

2.7. Accounts van de oude website

Had je een account op de vorige versie van onze website, dan hebben we dat overgezet samen met je factuurgegevens — zonder wachtwoord. Je logt in met een link die we naar je e-mail sturen. We hebben uitsluitend bevestigde marketingtoestemmingen en afmeldingen voor de nieuwsbrief overgezet; andere toestemmingen niet.

3. Cookies en vergelijkbare technieken

Bij je eerste bezoek vragen we in een banner om toestemming. Je kunt kiezen voor „Alleen noodzakelijke” of „Alles accepteren”, en je keuze op elk moment wijzigen via de link „Cookie-instellingen” onderaan de website.

3.1. Noodzakelijk (zonder toestemming)

• Websitesessie en beveiligingstoken — inloggen, winkelmandje, bescherming van formulieren tegen misbruik. Ze verlopen na het sluiten van de sessie of na 2 uur inactiviteit.
• Onthouden van je cookiekeuze — in het geheugen van je browser, zodat de banner niet bij elk bezoek terugkomt.
• Gebruiksinstellingen (bijv. licht/donker thema van de oefentoets, de gespreksgeschiedenis met Kasia gedurende 24 uur) — uitsluitend in je browser, ze komen niet bij ons terecht.

3.2. Statistieken (met toestemming)

Google Analytics 4 — laat ons zien welke pagina’s worden bezocht en hoe de website werkt. We gebruiken de toestemmingsmodus van Google (Consent Mode v2): zonder jouw toestemming slaat Google Analytics geen cookies op en krijgt Google alleen anonieme signalen zonder identificatoren. Na je toestemming worden de cookies _ga en _ga_* opgeslagen (tot 2 jaar). IP-adressen worden door Google ingekort.

Op het platform akademiavca.online gelden dezelfde banner en dezelfde regels, maar alleen voor statistieken van Google Analytics 4 (een aparte property in Google Analytics) — zonder advertenties en zonder Meta-pixel.

3.3. Advertenties (met toestemming)

• Meta-pixel (Facebook, Instagram) — meten hoe effectief onze advertenties zijn en die tonen aan mensen die de website hebben bezocht. Cookies _fbp, fr (tot 3 maanden).
• Google AdSense — het tonen van Google-advertenties op de website.

Zonder jouw toestemming worden de Meta-pixel en AdSense helemaal niet geladen.

3.4. Kaarten

Op de contactpagina tonen we routekaarten naar onze opleidingscentra van OpenStreetMap — deze dienst slaat geen cookies op en volgt bezoekers niet, daarom worden de kaarten zonder jouw toestemming getoond. De knoppen „Route plannen in Google Maps” en „Openen in Google Maps” openen Google Maps in een nieuw tabblad of in de app; daar geldt het privacybeleid van Google.

4. Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens. We delen ze alleen waar dat noodzakelijk is:

• Exameninstellingen — SSVV (Stichting Samenwerken Voor Veiligheid) en het examencentrum waar je examen plaatsvindt (bijv. Examenbureau Rotterdam, Het Certificaat): initialen, achternaam en geboortedatum van de cursist. Zonder deze gegevens kan het VCA-examen niet worden afgenomen en het diploma niet worden uitgegeven.
• Mollie B.V. (Amsterdam) — verwerking van online betalingen. Je kaartgegevens en bankinloggegevens voer je rechtstreeks bij Mollie in; wij zien en bewaren ze niet.
• Synomi — ons systeem voor administratie, facturen en cursistenregistratie, beheerd door dezelfde eigenaar (synomi.ai — van harte aanbevolen).
• Anthropic — het taalmodel van de assistente Kasia (punt 2.5). We geven je persoonsgegevens niet door aan Anthropic — uitsluitend de geanonimiseerde inhoud van het gesprek, die nodig is om een concreet antwoord op te stellen.
• Google (Analytics, AdSense, Maps) en Meta (pixel) — uitsluitend in de mate die in punt 3 is beschreven.
• Cloudflare, Inc. — bescherming van formulieren en de oefentoets tegen bots (Turnstile). Cloudflare verwerkt je IP-adres en basisinformatie over je browser om te beoordelen of er een mens aan de andere kant zit.

We bewaren de gegevens in een datacenter in Nederland.

5. Hoe lang we gegevens bewaren

• Bestellingen en facturen: 7 jaar vanaf het einde van het belastingjaar — dat vereist de Nederlandse belastingwetgeving.
• Gegevens van Cursisten en diplomanummers (voornamen, achternaam, geboortedatum en de naam, het nummer en de geldigheidsdatum van de behaalde kwalificaties) — zolang de kwalificaties geldig zijn. We bewaren niet het aantal mislukte pogingen of het aantal behaalde punten. Op basis van deze gegevens bevestigen we de geldigheid van diploma’s en geven we duplicaten uit als documenten verloren zijn gegaan.
• Klantaccount: tot het wordt verwijderd.
• Aanvragen en berichten via het formulier: tot 2 jaar na het laatste contact.
• Gesprekken met Kasia: 12 maanden, geanonimiseerd (punt 2.5).
• Marketingtoestemmingen: tot ze worden ingetrokken; dat je je toestemming hebt ingetrokken onthouden we, zodat we je niets meer sturen.
• Serverlogs (IP-adres, browser): tot 90 dagen, voor beveiligingsdoeleinden.

6. Jouw rechten

Je hebt recht op: inzage in je gegevens en een kopie ervan, rectificatie, verwijdering („recht op vergetelheid” — behalve gegevens die we wettelijk moeten bewaren), beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens, bezwaar tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang en het op elk moment intrekken van je toestemming (zonder gevolgen voor wat we daarvoor hebben gedaan).

Hoe maak je gebruik van deze rechten? Mail naar info@akademiavca.nl wat je wilt (bijv. een kopie van je gegevens of verwijdering ervan). We reageren binnen een maand op je verzoek; bij ingewikkelde zaken kunnen we die termijn met nog twee maanden verlengen — dan laten we je weten waarom. Voordat we je verzoek uitvoeren, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen, zodat we je gegevens niet aan iemand anders verstrekken.

Vind je dat we je gegevens in strijd met de wet verwerken, dan kun je een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Beveiliging

• Alle communicatie met de website is versleuteld (HTTPS).
• Wachtwoorden bewaren we uitsluitend versleuteld — het wachtwoord van je account ken alleen jij. Deel je inloggegevens met niemand.
• Tweestapsverificatie: log je met een wachtwoord in vanaf een nieuw apparaat, dan sturen we een eenmalige code naar je e-mail, zonder welke je niet in je account komt. Je kunt het apparaat voor 30 dagen als vertrouwd markeren — we onthouden het in een cookie, en een wachtwoordwijziging maakt alle vertrouwde apparaten ongeldig.
• Gegevens van cursisten in het administratiesysteem zijn versleuteld.
• Alleen bevoegde medewerkers van ons team hebben toegang tot de gegevens.
• We maken regelmatig back-ups en houden de serversoftware up-to-date.

Doet zich een datalek voor, dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en als het lek een hoog risico voor jou meebrengt, informeren we je rechtstreeks.

8. Doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

We verwerken gegevens in Nederland. Uitzondering zijn de diensten van bedrijven waarvan de servers zich in de VS kunnen bevinden: Google, Meta, Anthropic en Cloudflare. De doorgifte vindt plaats op basis van het EU–US Data Privacy Framework of van standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

9. Wijzigingen van dit beleid

Als we dit privacybeleid wijzigen, publiceren we de nieuwe versie op de website met de datum waarop die ingaat. Over belangrijke wijzigingen informeren we daarnaast per e-mail wie een account bij ons heeft.

De vorige versie gold vanaf 1 oktober 2025.