Akademia VCA — Training Center — 10 years experience

Datenschutzerklärung

Version 3.1 · gültig ab 20. Oktober 2026

Dies ist eine Übersetzung. Bei Abweichungen ist die polnische Fassung maßgeblich.

In dieser Datenschutzerklärung erklären wir in einfacher Sprache, welche Daten wir erheben, warum, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte Sie haben. Wenn etwas unklar ist — schreiben Sie uns, und wir erklären es Ihnen.

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Verantwortlicher ist Akademia VCA, ‘s-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Niederlande, KvK 64597237 („wir“, „Akademia VCA“). Akademia VCA® ist eine eingetragene Marke.

Wir verarbeiten Daten gemäß der DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679, in den Niederlanden: AVG) und dem niederländischen Durchführungsgesetz (Uitvoeringswet AVG). Für in dieser Datenschutzerklärung nicht geregelte Angelegenheiten gilt niederländisches Recht.

Kontakt in Datenschutzangelegenheiten: info@akademiavca.nl, Tel. +31 10 226 27 74.

2. Welche Daten wir erheben und warum

2.1. Buchungen von Kursen und Prüfungen

Bei der Buchung fragen wir nach den Daten des Zahlers (vollständiger Name oder Firmenname, Adresse, E-Mail, Telefon und bei Unternehmen die KvK-Nummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) und nach den Daten der Teilnehmenden (Vorname, Nachname und Geburtsdatum — genau wie im Ausweisdokument).

  • Zweck: Buchung des Kurses oder der Prüfung, Anmeldung der Teilnehmenden zur Prüfung, Ausstellung der Rechnung, Kontakt mit Ihnen zur Bestellung (z. B. bei Zahlung per Banküberweisung oder bei einer Terminänderung).
  • Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und rechtliche Verpflichtungen — Steuerrecht und Prüfungsanforderungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wir kontaktieren Teilnehmende nicht über ihre E-Mail-Adresse — die Korrespondenz zur Bestellung geht an den Zahler.

2.2. Kundenkonto

Sie können ein Konto anlegen, müssen es aber nicht. Sie melden sich mit einem an Ihre E-Mail gesendeten Link oder mit einem Passwort an. Im Konto speichern wir: Ihre E-Mail, Ihr Passwort (in verschlüsselter Form — wir kennen es nicht), Ihre gewählte Sprache, Ihre Bestellungen und Anfragen, Ihre Rechnungsdaten und Ihre Marketing-Einwilligungen.

Wenn Ihr Unternehmen unsere Kurse bereits genutzt hat, können Sie Einsicht in seine Historie beantragen (Teilnehmende und Gültigkeit ihrer Qualifikationen). Den Zugang gewährt unser Büro nach einer Prüfung, und wir senden eine Benachrichtigung über die Anfrage an die in unserer Datenbank gespeicherte Firmenadresse — damit niemand fremde Daten einsehen kann.

Sie können Ihr Konto jederzeit im Tab „Konto“ löschen. Bestelldaten, die wir aus steuerlichen Gründen aufbewahren müssen, verbleiben in unserem Abrechnungssystem (Ziffer 5).

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

2.3. Terminanfragen und Kontaktformular

Wenn Sie nach einem Kurstermin fragen oder uns über das Formular schreiben, erhalten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail, gegebenenfalls Ihre Telefonnummer und den Inhalt Ihrer Nachricht. Wir verwenden sie ausschließlich, um Ihnen zu antworten und ein Angebot zu erstellen.

Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

2.4. VCA-Probetest

Für den Probetest müssen Sie sich in Ihrem Konto anmelden (Ziffer 2.2). Den Ablauf des Tests und sein Ergebnis speichern wir zusammen mit Ihrem Konto für höchstens 24 Stunden, danach werden sie automatisch gelöscht — in dieser Zeit können Sie das Ergebnis Ihres letzten Tests auch in Ihrem Konto sehen. Wir tun dies, um Ihnen das Ergebnis anzuzeigen (und es Ihnen auf Wunsch per E-Mail zu senden) und um den Test vor Missbrauch zu schützen (unser berechtigtes Interesse). Der Test ist durch Cloudflare Turnstile geschützt (Ziffer 4). Eine für den Empfang des Ergebnisses eingegebene E-Mail-Adresse speichern wir nicht (es sei denn, Sie willigen gesondert in Marketinginformationen ein — Ziffer 2.6).

2.4a. Online-Kurse und digitale Inhalte

Für Online-Kurse (die Plattform akademiavca.online) verarbeiten wir: E-Mail und vollständigen Namen der Teilnehmenden, Lernfortschritt und Testergebnisse sowie Anmeldedaten (Zeitpunkte) und die von Ihnen verwendeten Geräte. Anmeldungen protokollieren wir, weil der Erstattungsanspruch von der ersten Anmeldung abhängt (AGB, Ziffer 7), und die Gerätebegrenzung schützt den Kurs vor geteiltem Zugang. Digitale Materialien (z. B. E-Books, PDF-Dateien) kennzeichnen wir mit den Daten des Käufers (Wasserzeichen).

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse am Schutz der Inhalte vor unbefugter Weitergabe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

2.5. Kasia — KI-Assistentin

Auf der Website gibt es Kasia, eine auf künstlicher Intelligenz basierende Assistentin (das Modell Claude von Anthropic). Sie wissen stets, dass Sie mit einer KI sprechen — gemäß der KI-Verordnung der EU (AI Act, Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50) teilen wir Ihnen dies im Chatfenster mit. Kasia trifft keine Entscheidungen über Sie und erstellt kein Profil von Ihnen. Kasia kann Fehler machen: Verbindlich sind die AGB, das Angebot auf der Website und die Bestellbestätigung.

  • Was wir an das Modell senden: nur den anonymisierten Inhalt des aktuellen Gesprächs — E-Mail-Adressen, Telefonnummern und andere Identifikationsnummern werden vor dem Senden automatisch maskiert. Ihre Kontodaten, Ihre IP-Adresse und Cookies senden wir nicht.
  • Was wir speichern: Daten aus Gesprächen mit der KI-Assistentin werden anonymisiert und ausschließlich zur Verbesserung der Funktionsweise der Assistentin verwendet. Der Datensatz ist nicht mit Ihrem Konto, Ihrer IP-Adresse oder Ihrer Sitzung verknüpft, und E-Mail-Adressen, Telefonnummern und andere Identifikationsnummern werden beim Speichern automatisch maskiert. Die Datensätze löschen wir nach 12 Monaten.
  • Bitte: Geben Sie im Gespräch mit Kasia keine personenbezogenen Daten an — in Angelegenheiten zu einer konkreten Bestellung rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns.
  • Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — schnelle Beantwortung der Fragen von Besuchern und Verbesserung der Qualität dieser Antworten.

2.6. Newsletter und Marketinginformationen

Informationen über neue Kurse und Aktionen senden wir nur, wenn Sie darin einwilligen (ein separates, standardmäßig nicht angekreuztes Kästchen bei der Bestellung oder in Ihrem Konto; Ihr Newsletter-Abonnement bestätigen Sie über einen Link in einer E-Mail). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen — über den Link in der Fußzeile der Nachricht, in Ihrem Konto oder indem Sie uns schreiben.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

2.7. Konten von der alten Website

Wenn Sie ein Konto auf der vorherigen Version unserer Website hatten, haben wir es zusammen mit Ihren Rechnungsdaten übernommen — ohne das Passwort. Sie können sich mit einem an Ihre E-Mail gesendeten Link anmelden. Übernommen haben wir nur bestätigte Marketing-Einwilligungen und Newsletter-Abmeldungen; andere Einwilligungen haben wir nicht übernommen.

3. Cookies und ähnliche Technologien

Bei Ihrem ersten Besuch bitten wir Sie in einem Banner um Ihre Einwilligung. Sie können „Nur notwendige“ oder „Alle akzeptieren“ wählen und Ihre Entscheidung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Website ändern.

3.1. Notwendige (ohne Einwilligung)

  • Website-Sitzung und Sicherheitstoken — Anmeldung, Warenkorb, Schutz von Formularen vor Missbrauch. Sie verfallen mit dem Ende der Sitzung oder nach 2 Stunden Inaktivität.
  • Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung — im Speicher Ihres Browsers, damit das Banner nicht bei jedem Besuch erneut erscheint.
  • Komforteinstellungen (z. B. das helle/dunkle Design des Probetests, der Verlauf Ihres Gesprächs mit Kasia für 24 Stunden) — nur in Ihrem Browser gespeichert; sie werden nicht an uns gesendet.

3.2. Statistik (mit Einwilligung)

Google Analytics 4 — zeigt uns, welche Seiten besucht werden und wie die Website funktioniert. Wir verwenden den Google-Einwilligungsmodus (Consent Mode v2): Ohne Ihre Einwilligung speichert Google Analytics keine Cookies, und an Google werden nur anonyme Signale ohne Kennungen gesendet. Nach Ihrer Einwilligung werden die Cookies _ga und _ga_* gespeichert (für bis zu 2 Jahre). IP-Adressen werden von Google gekürzt.

Die Plattform akademiavca.online verwendet dasselbe Banner und dieselben Regeln, jedoch nur für Statistiken mit Google Analytics 4 (eine separate Google-Analytics-Property) — ohne Werbung und ohne Meta Pixel.

3.3. Werbung (mit Einwilligung)

  • Meta Pixel (Facebook, Instagram) — Messung der Wirksamkeit unserer Anzeigen und deren Ausspielung an Personen, die die Website besucht haben. Cookies _fbp, fr (für bis zu 3 Monate).
  • Google AdSense — Anzeige von Google-Werbung auf der Website.

Ohne Ihre Einwilligung werden Meta Pixel und AdSense überhaupt nicht geladen.

3.4. Karten

Auf der Kontaktseite zeigen wir Karten mit der Anfahrt zu unseren Schulungszentren von OpenStreetMap — dieser Dienst speichert keine Cookies und verfolgt keine Besucher, weshalb die Karten ohne Ihre Einwilligung angezeigt werden. Die Schaltflächen „Route in Google Maps“ und „In Google Maps öffnen“ öffnen Google Maps in einem neuen Tab oder in der App; dort gilt die Datenschutzerklärung von Google.

4. An wen wir Daten weitergeben

Wir verkaufen keine Daten. Wir geben sie nur weiter, soweit dies erforderlich ist:

  • Prüfungsstellen — SSVV (Stichting Samenwerken Voor Veiligheid) und das Prüfungszentrum, in dem Ihre Prüfung stattfindet (z. B. Examenbureau Rotterdam, Het Certificaat): Initialen, Nachname und Geburtsdatum der Teilnehmenden. Ohne diese Angaben kann keine VCA-Prüfung durchgeführt und kein Diplom ausgestellt werden.
  • Mollie B.V. (Amsterdam) — Abwicklung von Online-Zahlungen. Ihre Kartendaten und Bank-Anmeldedaten geben Sie direkt bei Mollie ein; wir sehen und speichern sie nicht.
  • Synomi — unser System für Abrechnung, Rechnungen und Teilnehmerverwaltung, betrieben vom selben Inhaber (synomi.ai — wärmstens empfohlen).
  • Anthropic — das Sprachmodell hinter unserer Assistentin Kasia (Ziffer 2.5). Wir senden Ihre personenbezogenen Daten nicht an Anthropic — nur den anonymisierten Gesprächsinhalt, der zur Formulierung einer konkreten Antwort erforderlich ist.
  • Google (Analytics, AdSense, Maps) und Meta (Pixel) — ausschließlich in dem in Ziffer 3 beschriebenen Umfang.
  • Cloudflare, Inc. — Schutz der Formulare und des Probetests vor Bots (Turnstile). Cloudflare verarbeitet Ihre IP-Adresse und grundlegende Browserinformationen, um zu beurteilen, ob auf der anderen Seite ein Mensch sitzt.

Wir speichern Daten in einem Rechenzentrum in den Niederlanden.

5. Wie lange wir Daten aufbewahren

  • Bestellungen und Rechnungen: 7 Jahre ab dem Ende des Steuerjahres — wie im niederländischen Steuerrecht vorgeschrieben.
  • Teilnehmerdaten und Diplomnummern (Vornamen, Nachname, Geburtsdatum sowie Bezeichnung, Nummer und Ablaufdatum der erworbenen Qualifikationen) — solange die Qualifikationen gültig sind. Die Anzahl nicht bestandener Versuche und die erreichte Punktzahl speichern wir nicht. Auf dieser Grundlage bestätigen wir die Gültigkeit von Diplomen und stellen bei Verlust von Dokumenten Duplikate aus.
  • Kundenkonto: bis zu seiner Löschung.
  • Anfragen und Nachrichten aus dem Formular: bis zu 2 Jahre ab dem letzten Kontakt.
  • Gespräche mit Kasia: 12 Monate, anonymisiert (Ziffer 2.5).
  • Marketing-Einwilligungen: bis zu ihrem Widerruf; die Tatsache des Widerrufs selbst speichern wir, damit wir Ihnen nichts mehr senden.
  • Server-Logs (IP-Adresse, Browser): bis zu 90 Tage, zu Sicherheitszwecken.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf: Auskunft über Ihre Daten und Erhalt einer Kopie davon, Berichtigung, Löschung („Recht auf Vergessenwerden“ — mit Ausnahme von Daten, die wir gesetzlich aufbewahren müssen), Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen eine auf unser berechtigtes Interesse gestützte Verarbeitung sowie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen (ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt).

Wie üben Sie diese Rechte aus? Schreiben Sie an info@akademiavca.nl, was Sie wünschen (z. B. eine Kopie Ihrer Daten oder deren Löschung). Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb eines Monats; in komplexen Fällen können wir diese Frist um weitere zwei Monate verlängern — in diesem Fall teilen wir Ihnen die Gründe mit. Bevor wir Ihre Anfrage ausführen, können wir Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen, damit wir Ihre Daten nicht an eine andere Person herausgeben.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeiten, können Sie eine Beschwerde bei der niederländischen Aufsichtsbehörde einreichen: Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Sicherheit

  • Die gesamte Kommunikation mit der Website ist verschlüsselt (HTTPS).
  • Passwörter speichern wir nur in verschlüsselter Form — nur Sie kennen das Passwort Ihres Kontos. Denken Sie daran, Ihre Anmeldedaten an niemanden weiterzugeben.
  • Zweistufige Verifizierung: Wenn Sie sich von einem neuen Gerät mit Passwort anmelden, senden wir einen Einmalcode an Ihre E-Mail, ohne den Sie keinen Zugang zum Konto erhalten. Sie können das Gerät für 30 Tage als vertrauenswürdig markieren — wir speichern dies in einem Cookie, und eine Änderung Ihres Passworts macht alle vertrauenswürdigen Geräte ungültig.
  • Teilnehmerdaten im Abrechnungssystem sind verschlüsselt.
  • Zugang zu den Daten haben nur befugte Mitglieder unseres Teams.
  • Wir erstellen regelmäßig Sicherungskopien und halten die Serversoftware auf dem neuesten Stand.

Kommt es zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, melden wir diese innerhalb von 72 Stunden der Autoriteit Persoonsgegevens, und wenn die Verletzung ein hohes Risiko für Sie darstellt, informieren wir Sie direkt.

8. Übermittlung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Wir verarbeiten Daten in den Niederlanden. Ausnahmen sind Dienste von Unternehmen, deren Server sich in den USA befinden können: Google, Meta, Anthropic und Cloudflare. Solche Übermittlungen erfolgen auf der Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder von der Europäischen Kommission genehmigter Standardvertragsklauseln.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wenn wir diese Datenschutzerklärung ändern, veröffentlichen wir die neue Fassung mit ihrem Gültigkeitsdatum auf der Website. Über wesentliche Änderungen informieren wir Kontoinhaber zusätzlich per E-Mail.

Die vorherige Fassung galt ab dem 1. Oktober 2025.