Akademia VCA — Training Center — 10 years experience

Politika zasebnosti

Različica 3.1 · velja od 20. oktobra 2026

To je prevod. V primeru razhajanj velja poljska različica.

V tej politiki v preprostem jeziku pojasnjujemo, katere podatke zbiramo, zakaj, kako dolgo jih hranimo in kakšne pravice imate. Če Vam kar koli ni jasno — pišite nam in pojasnili bomo.

1. Kdo je odgovoren za Vaše podatke

Upravljavec podatkov je Akademia VCA, ‘s-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Nizozemska, KvK 64597237 („mi“, „Akademia VCA“). Akademia VCA® je registrirana blagovna znamka.

Podatke obdelujemo v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR – Uredba (EU) 2016/679, na Nizozemskem: AVG) in nizozemskim izvedbenim zakonom (Uitvoeringswet AVG). Za zadeve, ki jih ta politika ne ureja, se uporablja nizozemsko pravo.

Kontakt v zadevah osebnih podatkov: info@akademiavca.nl, tel. +31 10 226 27 74.

2. Katere podatke zbiramo in zakaj

2.1. Rezervacije tečajev in izpitov

Pri rezervaciji Vas prosimo za podatke plačnika (ime in priimek ali ime podjetja, naslov, e-pošta, telefon in pri podjetjih številka KvK ali identifikacijska številka za DDV) ter podatke udeležencev (ime, priimek in datum rojstva — natanko tako kot na njihovem osebnem dokumentu).

  • Zakaj: rezervacija tečaja ali izpita, prijava udeleženca na izpit, izdaja računa, stik z Vami v zvezi z naročilom (npr. pri plačilu z bančnim nakazilom ali spremembi datuma).
  • Pravna podlaga: izvajanje pogodbe (točka (b) člena 6(1) GDPR) in pravne obveznosti — davčna zakonodaja in izpitne zahteve (točka (c) člena 6(1) GDPR).

Udeležencev ne kontaktiramo na njihov e-poštni naslov — korespondenca v zvezi z naročilom gre plačniku.

2.2. Uporabniški račun stranke

Račun si lahko ustvarite, vendar to ni obvezno. Prijavite se s povezavo, poslano na Vašo e-pošto, ali z geslom. V računu hranimo: Vašo e-pošto, Vaše geslo (v šifrirani obliki — ne poznamo ga), izbrani jezik, Vaša naročila in povpraševanja, podatke za račun in Vaša soglasja za trženje.

Če je Vaše podjetje že uporabljalo naše tečaje, lahko zaprosite za vpogled v njegovo zgodovino (udeleženci in veljavnost njihovih kvalifikacij). Dostop po preverjanju odobri naša pisarna, obvestilo o zahtevi pa pošljemo na naslov podjetja, ki je shranjen v naši bazi podatkov — da nihče ne more videti tujih podatkov.

Račun lahko kadar koli izbrišete v zavihku „Račun“. Podatki o naročilih, ki jih moramo hraniti iz davčnih razlogov, ostanejo v našem sistemu za obračun (točka 5).

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe (točka (b) člena 6(1) GDPR).

2.3. Povpraševanja o datumih in kontaktni obrazec

Ko nas vprašate o datumu tečaja ali nam pišete prek obrazca, prejmemo Vaše ime, e-pošto, morebiti telefonsko številko in vsebino Vašega sporočila. Uporabimo jih izključno za odgovor in pripravo ponudbe.

Pravna podlaga: ukrepi, izvedeni na Vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe (točka (b) člena 6(1) GDPR).

2.4. Poskusni test VCA

Za poskusni test se morate prijaviti v svoj račun (točka 2.2). Potek testa in njegov rezultat hranimo v Vašem računu največ 24 ur, nato se samodejno izbrišeta — v tem času lahko rezultat svojega zadnjega testa vidite tudi v svojem računu. To počnemo, da Vam pokažemo rezultat (in ga po želji pošljemo po e-pošti) ter da test zaščitimo pred zlorabami (naš zakoniti interes). Test je zaščiten s storitvijo Cloudflare Turnstile (točka 4). E-poštnega naslova, vnesenega za prejem rezultata, ne hranimo (razen če ločeno privolite v prejemanje trženjskih informacij — točka 2.6).

2.4a. Spletni tečaji in digitalna vsebina

Pri spletnih tečajih (platforma akademiavca.online) obdelujemo: e-pošto ter ime in priimek udeleženca, napredek pri učenju in rezultate testov ter datume prijav in naprave, ki jih uporabljate. Prijave beležimo, ker je pravica do vračila odvisna od prve prijave (splošni pogoji, točka 7), omejitev števila naprav pa ščiti tečaj pred deljenim dostopom. Digitalna gradiva (npr. e-knjige, datoteke PDF) označimo s podatki kupca (vodni žig).

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe (točka (b) člena 6(1) GDPR) in naš zakoniti interes za zaščito vsebine pred nepooblaščenim deljenjem (točka (f) člena 6(1) GDPR).

2.5. Kasia — pomočnica z umetno inteligenco

Na spletni strani deluje Kasia, pomočnica, ki temelji na umetni inteligenci (model Claude podjetja Anthropic). Vedno veste, da se pogovarjate z umetno inteligenco — v skladu z Aktom EU o umetni inteligenci (AI Act, Uredba (EU) 2024/1689, člen 50) Vas o tem obvestimo v oknu klepeta. Kasia ne sprejema nobenih odločitev o Vas in ne ustvarja Vašega profila. Kasia se lahko zmoti: zavezujoči so splošni pogoji, ponudba na spletni strani in potrditev naročila.

  • Kaj pošljemo modelu: samo anonimizirano vsebino tekočega pogovora — e-poštni naslovi, telefonske številke in druge identifikacijske številke se samodejno zakrijejo pred pošiljanjem. Ne pošiljamo podatkov Vašega računa, naslova IP ali piškotkov.
  • Kaj shranimo: podatki iz pogovorov s pomočnico z umetno inteligenco so anonimizirani in se uporabljajo izključno za izboljšanje delovanja pomočnice. Zapis ni povezan z Vašim računom, naslovom IP ali sejo, e-poštni naslovi, telefonske številke in druge identifikacijske številke pa se ob shranjevanju samodejno zakrijejo. Zapise izbrišemo po 12 mesecih.
  • Prosimo: v pogovoru s Kasio ne navajajte osebnih podatkov — v zadevah, ki se nanašajo na določeno naročilo, nas pokličite ali nam pišite.
  • Pravna podlaga: naš zakoniti interes (točka (f) člena 6(1) GDPR) — hitro odgovarjanje na vprašanja obiskovalcev in izboljševanje kakovosti teh odgovorov.

2.6. E-novice in trženjske informacije

Informacije o novih tečajih in akcijah pošiljamo samo, če v to privolite (ločeno potrditveno polje, privzeto neoznačeno, pri naročilu ali v Vašem računu; naročnino na e-novice potrdite s povezavo v e-poštnem sporočilu). Privolitev lahko kadar koli prekličete — s povezavo v nogi sporočila, v svojem računu ali tako, da nam pišete.

Pravna podlaga: Vaša privolitev (točka (a) člena 6(1) GDPR).

2.7. Računi s stare spletne strani

Če ste imeli račun na prejšnji različici naše spletne strani, smo ga prenesli skupaj z Vašimi podatki za račun — brez gesla. Prijavite se lahko s povezavo, poslano na Vašo e-pošto. Prenesli smo samo potrjena soglasja za trženje in odjave od e-novic; drugih soglasij nismo prenesli.

3. Piškotki in podobne tehnologije

Ob Vašem prvem obisku Vas v pasici prosimo za privolitev. Izberete lahko „Samo nujni“ ali „Sprejmi vse“, svojo odločitev pa lahko kadar koli spremenite s povezavo „Nastavitve piškotkov“ v nogi spletne strani.

3.1. Nujni (privolitev ni potrebna)

  • Seja spletne strani in varnostni žeton — prijava, košarica, zaščita obrazcev pred zlorabami. Potečejo ob zaprtju seje ali po 2 urah nedejavnosti.
  • Zapomnitev Vaše odločitve o piškotkih — v shrambi Vašega brskalnika, da se pasica ne pojavi ob vsakem obisku.
  • Nastavitve za udobje (npr. svetla/temna tema poskusnega testa, zgodovina Vašega pogovora s Kasio za 24 ur) — shranjene samo v Vašem brskalniku; nam se ne pošiljajo.

3.2. Statistika (s privolitvijo)

Google Analytics 4 — omogoča nam videti, katere strani so obiskane in kako deluje spletna stran. Uporabljamo Google Consent Mode (Consent Mode v2): brez Vaše privolitve Google Analytics ne shranjuje nobenih piškotkov, Googlu pa se pošiljajo samo anonimni signali brez identifikatorjev. Ko privolite, se shranijo piškotki _ga in _ga_* (največ 2 leti). Google naslove IP skrajša.

Platforma akademiavca.online uporablja isto pasico in ista pravila, vendar samo za statistiko Google Analytics 4 (ločena lastnost Google Analytics) — brez oglaševanja in brez Meta Pixel.

3.3. Oglaševanje (s privolitvijo)

  • Meta Pixel (Facebook, Instagram) — merjenje učinkovitosti naših oglasov in njihovo prikazovanje osebam, ki so obiskale spletno stran. Piškotki _fbp, fr (največ 3 mesece).
  • Google AdSense — prikazovanje Googlovih oglasov na spletni strani.

Brez Vaše privolitve se Meta Pixel in AdSense sploh ne naložita.

3.4. Zemljevidi

Na strani Kontakt prikazujemo zemljevide z navodili za pot do naših centrov iz storitve OpenStreetMap — ta storitev ne shranjuje piškotkov in ne sledi obiskovalcem, zato se zemljevidi prikažejo brez Vaše privolitve. Gumba „Pot v Google Zemljevidih“ in „Odpri v Google Zemljevidih“ odpreta Google Zemljevide v novem zavihku ali v aplikaciji; tam velja politika zasebnosti Googla.

4. S kom delimo podatke

Podatkov ne prodajamo. Delimo jih samo, kadar je to nujno:

  • Izpitni organi — SSVV (Stichting Samenwerken Voor Veiligheid) in izpitni center, kjer poteka Vaš izpit (npr. Examenbureau Rotterdam, Het Certificaat): začetnice imena, priimek in datum rojstva udeleženca. Brez teh podatkov izpita VCA ni mogoče izvesti in diplome ni mogoče izdati.
  • Mollie B.V. (Amsterdam) — obdelava spletnih plačil. Podatke kartice in podatke za prijavo v banko vnesete neposredno pri Mollie; mi jih ne vidimo in ne hranimo.
  • Synomi — naš sistem za obračun, račune in evidenco udeležencev, ki ga upravlja isti lastnik (synomi.ai — toplo priporočamo).
  • Anthropic — jezikovni model, na katerem temelji naša pomočnica Kasia (točka 2.5). Vaših osebnih podatkov ne pošiljamo podjetju Anthropic — samo anonimizirano vsebino pogovora, ki je potrebna za pripravo določenega odgovora.
  • Google (Analytics, AdSense, Maps) in Meta (Pixel) — izključno v obsegu, opisanem v točki 3.
  • Cloudflare, Inc. — zaščita obrazcev in poskusnega testa pred boti (Turnstile). Cloudflare obdeluje Vaš naslov IP in osnovne informacije o brskalniku, da oceni, ali je na drugi strani človek.

Podatke hranimo v podatkovnem centru na Nizozemskem.

5. Kako dolgo hranimo podatke

  • Naročila in računi: 7 let od konca davčnega leta — kot zahteva nizozemska davčna zakonodaja.
  • Podatki udeležencev in številke diplom (imena, priimek, datum rojstva ter naziv, številka in datum poteka pridobljenih kvalifikacij) — dokler so kvalifikacije veljavne. Ne hranimo števila neuspešnih poskusov ali števila doseženih točk. Na tej podlagi potrjujemo veljavnost diplom in izdajamo dvojnike v primeru izgube dokumentov.
  • Uporabniški račun stranke: do izbrisa.
  • Povpraševanja in sporočila iz obrazca: največ 2 leti od zadnjega stika.
  • Pogovori s Kasio: 12 mesecev, anonimizirani (točka 2.5).
  • Soglasja za trženje: do preklica; samo dejstvo preklica si zapomnimo, da Vam ničesar ne bi pošiljali znova.
  • Strežniški dnevniki (naslov IP, brskalnik): največ 90 dni, za varnostne namene.

6. Vaše pravice

Imate pravico do: dostopa do svojih podatkov in prejema njihove kopije, popravka, izbrisa („pravica do pozabe“ — razen podatkov, ki jih moramo hraniti po zakonu), omejitve obdelave, prenosljivosti podatkov, ugovora zoper obdelavo, ki temelji na našem zakonitem interesu, in preklica svoje privolitve kadar koli (ne da bi to vplivalo na tisto, kar smo storili pred tem).

Kako uveljavljate te pravice? Pišite na info@akademiavca.nl in navedite, kaj želite (npr. kopijo svojih podatkov ali njihov izbris). Na Vašo zahtevo bomo odgovorili v enem mesecu; v zapletenih primerih lahko ta rok podaljšamo za nadaljnja dva meseca — in v tem primeru Vam bomo povedali, zakaj. Preden izvedemo Vašo zahtevo, Vas lahko prosimo, da potrdite svojo identiteto, da Vaših podatkov ne bi razkrili komu drugemu.

Če menite, da Vaše podatke obdelujemo nezakonito, lahko vložite pritožbo pri nizozemskem nadzornem organu: Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Varnost

  • Vsa komunikacija s spletno stranjo je šifrirana (HTTPS).
  • Gesla hranimo samo v šifrirani obliki — geslo svojega računa poznate samo Vi. Ne pozabite, da svojih podatkov za prijavo ne smete deliti z nikomer.
  • Preverjanje v dveh korakih: ko se z geslom prijavite z nove naprave, Vam na e-pošto pošljemo enkratno kodo, brez katere ne morete dostopati do računa. Napravo lahko za 30 dni označite kot zaupanja vredno — zapomnimo si jo v piškotku, sprememba gesla pa razveljavi vse zaupanja vredne naprave.
  • Podatki udeležencev v sistemu za obračun so šifrirani.
  • Dostop do podatkov imajo samo pooblaščeni člani naše ekipe.
  • Redno izdelujemo varnostne kopije in posodabljamo programsko opremo strežnika.

Če pride do kršitve varstva osebnih podatkov, jo bomo v 72 urah prijavili organu Autoriteit Persoonsgegevens, če kršitev za Vas pomeni veliko tveganje, pa Vas bomo o njej obvestili neposredno.

8. Prenosi podatkov izven Evropskega gospodarskega prostora

Podatke obdelujemo na Nizozemskem. Izjema so storitve podjetij, katerih strežniki se lahko nahajajo v ZDA: Google, Meta, Anthropic in Cloudflare. Takšni prenosi potekajo na podlagi okvira EU-ZDA za zasebnost podatkov (EU–US Data Privacy Framework) ali standardnih pogodbenih določil, ki jih je odobrila Evropska komisija.

9. Spremembe te politike

Ko to politiko spremenimo, novo različico objavimo na spletni strani z datumom začetka veljavnosti. Imetnike računov o pomembnih spremembah obvestimo tudi po e-pošti.

Prejšnja različica je veljala od 1. oktobra 2025.