Akademia VCA — Training Center — 10 years experience

Personvernerklæring

Versjon 3.1 · gjelder fra 20. oktober 2026

Dette er en oversettelse. Ved uoverensstemmelser gjelder den polske versjonen.

I denne erklæringen forklarer vi på et enkelt språk hvilke opplysninger vi samler inn, hvorfor, hvor lenge vi oppbevarer dem og hvilke rettigheter du har. Hvis noe er uklart — skriv til oss, så forklarer vi.

1. Hvem som er ansvarlig for opplysningene dine

Behandlingsansvarlig er Akademia VCA, ‘s-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Nederland, KvK 64597237 («vi», «Akademia VCA»). Akademia VCA® er et registrert varemerke.

Vi behandler personopplysninger i samsvar med personvernforordningen (GDPR, forordning (EU) 2016/679, i Nederland: AVG) og den nederlandske gjennomføringsloven (Uitvoeringswet AVG). Forhold som ikke er dekket av denne erklæringen, reguleres av nederlandsk rett.

Kontakt i saker om personopplysninger: info@akademiavca.nl, tlf. +31 10 226 27 74.

2. Hvilke opplysninger vi samler inn og hvorfor

2.1. Bestilling av kurs og eksamener

Når du bestiller, ber vi om opplysninger om betaleren (fullt navn eller firmanavn, adresse, e-post, telefon og, for bedrifter, KvK-nummer eller MVA-nummer) og om deltakerne (fornavn, etternavn og fødselsdato — nøyaktig slik det står i identitetsdokumentet).

  • Hvorfor: for å registrere bestillingen av et kurs eller en eksamen, melde deltakeren opp til eksamen, utstede faktura og kontakte deg om bestillingen (f.eks. ved betaling via bankoverføring eller endring av dato).
  • Behandlingsgrunnlag: oppfyllelse av en avtale (artikkel 6 nr. 1 bokstav b i personvernforordningen) og rettslige forpliktelser — skattelovgivning og eksamenskrav (artikkel 6 nr. 1 bokstav c i personvernforordningen).

Vi kontakter ikke deltakerne på deres e-postadresse — korrespondanse om bestillingen går til betaleren.

2.2. Kundekonto

Du kan opprette en konto, men du trenger ikke. Du logger inn med en lenke som sendes til e-posten din, eller med et passord. I kontoen lagrer vi: e-postadressen din, passordet ditt (i kryptert form — vi kjenner det ikke), språket du har valgt, bestillingene og forespørslene dine, fakturaopplysningene dine og samtykkene dine til markedsføring.

Hvis bedriften din allerede har brukt kursene våre, kan du be om å se historikken dens (deltakere og gyldigheten av deres kvalifikasjoner). Tilgang gis av kontoret vårt etter verifisering, og vi sender et varsel om forespørselen til bedriftens adresse som er lagret i databasen vår — slik at ingen kan se andres opplysninger.

Du kan når som helst slette kontoen din under fanen «Konto». Bestillingsopplysninger som vi må oppbevare av skattemessige grunner, blir liggende i faktureringssystemet vårt (punkt 5).

Behandlingsgrunnlag: oppfyllelse av en avtale (artikkel 6 nr. 1 bokstav b i personvernforordningen).

2.3. Forespørsler om datoer og kontaktskjemaet

Når du spør om en kursdato eller skriver til oss via skjemaet, mottar vi navnet ditt, e-postadressen din, eventuelt telefonnummeret ditt og innholdet i meldingen. Vi bruker dem utelukkende til å svare og til å utarbeide et tilbud.

Behandlingsgrunnlag: tiltak som treffes på din anmodning før inngåelse av en avtale (artikkel 6 nr. 1 bokstav b i personvernforordningen).

2.4. VCA-øvingstest

Øvingstesten krever at du logger inn på kontoen din (punkt 2.2). Vi lagrer forløpet av testen og resultatet sammen med kontoen din i høyst 24 timer, deretter slettes de automatisk — i denne tiden kan du også se resultatet av den siste testen din i kontoen. Dette gjør vi for å vise deg resultatet (og sende det på e-post hvis du ønsker det) og for å beskytte testen mot misbruk (vår berettigede interesse). Testen er beskyttet av Cloudflare Turnstile (punkt 4). Vi lagrer ikke en e-postadresse som er oppgitt for å motta resultatet (med mindre du i tillegg samtykker til markedsføringsinformasjon — punkt 2.6).

2.4a. Nettkurs og digitalt innhold

For nettkurs (plattformen akademiavca.online) behandler vi: deltakerens e-postadresse og fulle navn, læringsframgang og testresultater samt innloggingsdatoer og enhetene du bruker. Vi registrerer innlogginger fordi retten til refusjon avhenger av den første innloggingen (vilkårene, punkt 7), og grensen for antall enheter beskytter kurset mot delt tilgang. Digitalt materiell (f.eks. e-bøker, PDF-filer) merker vi med kjøperens opplysninger (vannmerke).

Behandlingsgrunnlag: oppfyllelse av en avtale (artikkel 6 nr. 1 bokstav b i personvernforordningen) og vår berettigede interesse i å beskytte innholdet mot uautorisert deling (artikkel 6 nr. 1 bokstav f i personvernforordningen).

2.5. Kasia — AI-assistent

På nettstedet finner du Kasia, en assistent basert på kunstig intelligens (Claude-modellen fra Anthropic). Du vet alltid at du snakker med en AI — i samsvar med EUs forordning om kunstig intelligens (AI Act, forordning (EU) 2024/1689, artikkel 50) opplyser vi om dette i chatvinduet. Kasia tar ingen avgjørelser om deg og lager ingen profil av deg. Kasia kan gjøre feil: vilkårene, tilbudet på nettstedet og bestillingsbekreftelsen er bindende.

  • Hva vi sender til modellen: bare det anonymiserte innholdet i den pågående samtalen — e-postadresser, telefonnumre og andre identifikasjonsnumre maskeres automatisk før sending. Vi sender ikke kontoopplysningene dine, IP-adressen din eller informasjonskapsler.
  • Hva vi lagrer: opplysninger fra samtaler med AI-assistenten anonymiseres og brukes utelukkende til å forbedre hvordan assistenten fungerer. Registreringen er ikke knyttet til kontoen din, IP-adressen din eller økten din, og e-postadresser, telefonnumre og andre identifikasjonsnumre maskeres automatisk ved lagring. Vi sletter registreringene etter 12 måneder.
  • Vi ber deg: ikke oppgi personopplysninger i samtalen med Kasia — i saker som gjelder en bestemt bestilling, ring eller skriv til oss.
  • Behandlingsgrunnlag: vår berettigede interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f i personvernforordningen) — å svare raskt på spørsmål fra besøkende og forbedre kvaliteten på svarene.

2.6. Nyhetsbrev og markedsføringsinformasjon

Vi sender informasjon om nye kurs og kampanjer bare hvis du samtykker til det (en egen avkrysningsboks, som ikke er avkrysset på forhånd, ved bestilling eller i kontoen din; du bekrefter abonnementet på nyhetsbrevet via en lenke i en e-post). Du kan når som helst trekke tilbake samtykket — via lenken nederst i meldingen, i kontoen din eller ved å skrive til oss.

Behandlingsgrunnlag: ditt samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a i personvernforordningen).

2.7. Kontoer fra det gamle nettstedet

Hvis du hadde en konto på den forrige versjonen av nettstedet vårt, har vi overført den sammen med fakturaopplysningene dine — uten passordet. Du kan logge inn med en lenke som sendes til e-posten din. Vi overførte bare bekreftede samtykker til markedsføring og avmeldinger fra nyhetsbrevet; ingen andre samtykker ble overført.

3. Informasjonskapsler og lignende teknologier

Ved ditt første besøk ber vi om samtykket ditt i et banner. Du kan velge «Bare nødvendige» eller «Godta alle», og endre valget ditt når som helst via lenken «Innstillinger for informasjonskapsler» nederst på nettstedet.

3.1. Nødvendige (krever ikke samtykke)

  • Økt på nettstedet og sikkerhetstoken — innlogging, handlekurv, beskyttelse av skjemaer mot misbruk. De utløper når økten avsluttes eller etter 2 timer uten aktivitet.
  • Lagring av valget ditt om informasjonskapsler — i nettleserens lagring, slik at banneret ikke dukker opp ved hvert besøk.
  • Innstillinger for brukervennlighet (f.eks. lyst/mørkt tema i øvingstesten, historikken for samtalen din med Kasia i 24 timer) — lagres bare i nettleseren din; de sendes ikke til oss.

3.2. Statistikk (med samtykke)

Google Analytics 4 — viser oss hvilke sider som besøkes og hvordan nettstedet fungerer. Vi bruker Google Consent Mode (Consent Mode v2): uten samtykket ditt lagrer Google Analytics ingen informasjonskapsler, og bare anonyme signaler uten identifikatorer sendes til Google. Når du samtykker, lagres informasjonskapslene _ga og _ga_* (i opptil 2 år). IP-adresser forkortes av Google.

Plattformen akademiavca.online bruker samme banner og samme regler, men bare for statistikk fra Google Analytics 4 (en egen Google Analytics-egenskap) — ingen reklame og ingen Meta Pixel.

3.3. Reklame (med samtykke)

  • Meta Pixel (Facebook, Instagram) — måling av effekten av annonsene våre og visning av dem til personer som har besøkt nettstedet. Informasjonskapsler _fbp, fr (i opptil 3 måneder).
  • Google AdSense — visning av Google-annonser på nettstedet.

Uten samtykket ditt lastes Meta Pixel og AdSense ikke i det hele tatt.

3.4. Kart

På kontaktsiden viser vi kart med veibeskrivelse til sentrene våre fra OpenStreetMap — denne tjenesten lagrer ikke informasjonskapsler og sporer ikke besøkende, og derfor vises kartene uten samtykket ditt. Knappene «Få veibeskrivelse i Google Maps» og «Åpne i Google Maps» åpner Google Maps i en ny fane eller i appen; der gjelder Googles personvernerklæring.

4. Hvem vi deler opplysninger med

Vi selger ikke opplysninger. Vi deler dem bare når det er nødvendig:

  • Eksamensorganer — SSVV (Stichting Samenwerken Voor Veiligheid) og eksamenssenteret der eksamenen din finner sted (f.eks. Examenbureau Rotterdam, Het Certificaat): deltakerens initialer, etternavn og fødselsdato. Uten disse kan en VCA-eksamen ikke avholdes og et diplom ikke utstedes.
  • Mollie B.V. (Amsterdam) — håndtering av betalinger på nett. Kortopplysninger og innloggingsopplysninger til banken oppgir du direkte hos Mollie; vi verken ser eller lagrer dem.
  • Synomi — systemet vårt for fakturering, fakturaer og deltakerregister, som drives av samme eier (synomi.ai — anbefales varmt).
  • Anthropic — språkmodellen bak assistenten vår Kasia (punkt 2.5). Vi sender ikke personopplysningene dine til Anthropic — bare det anonymiserte innholdet i samtalen som trengs for å sette sammen et konkret svar.
  • Google (Analytics, AdSense, Maps) og Meta (Pixel) — utelukkende i det omfanget som er beskrevet i punkt 3.
  • Cloudflare, Inc. — beskyttelse av skjemaer og øvingstesten mot roboter (Turnstile). Cloudflare behandler IP-adressen din og grunnleggende informasjon om nettleseren for å vurdere om det er et menneske på den andre siden.

Vi lagrer opplysningene i et datasenter i Nederland.

5. Hvor lenge vi oppbevarer opplysninger

  • Bestillinger og fakturaer: 7 år fra utgangen av skatteåret — slik nederlandsk skattelovgivning krever.
  • Deltakeropplysninger og diplomnumre (fornavn, etternavn, fødselsdato og navn, nummer og utløpsdato for oppnådde kvalifikasjoner) — så lenge kvalifikasjonene er gyldige. Vi lagrer ikke antall mislykkede forsøk eller antall oppnådde poeng. På dette grunnlaget bekrefter vi gyldigheten av diplomer og utsteder duplikater hvis dokumenter går tapt.
  • Kundekonto: til den slettes.
  • Forespørsler og meldinger fra skjemaet: opptil 2 år fra siste kontakt.
  • Samtaler med Kasia: 12 måneder, anonymisert (punkt 2.5).
  • Samtykker til markedsføring: til de trekkes tilbake; selve tilbaketrekkingen husker vi, slik at vi ikke sender deg noe igjen.
  • Serverlogger (IP-adresse, nettleser): opptil 90 dager, av sikkerhetshensyn.

6. Dine rettigheter

Du har rett til: innsyn i opplysningene dine og å få en kopi av dem, retting, sletting («retten til å bli glemt» — unntatt opplysninger vi er lovpålagt å oppbevare), begrensning av behandlingen, dataportabilitet, å protestere mot behandling basert på vår berettigede interesse, og å trekke tilbake samtykket ditt når som helst (uten at det påvirker det vi har gjort tidligere).

Hvordan bruker du disse rettighetene? Skriv til info@akademiavca.nl og si hva du ønsker (f.eks. en kopi av opplysningene dine eller sletting av dem). Vi svarer på forespørselen din innen én måned; i kompliserte saker kan vi forlenge fristen med ytterligere to måneder — og i så fall forteller vi deg hvorfor. Før vi gjennomfører forespørselen din, kan vi be deg bekrefte identiteten din, slik at vi ikke utleverer opplysningene dine til noen andre.

Hvis du mener at vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket, kan du klage til den nederlandske tilsynsmyndigheten: Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Sikkerhet

  • All kommunikasjon med nettstedet er kryptert (HTTPS).
  • Vi lagrer passord bare i kryptert form — bare du kjenner passordet til kontoen din. Husk å ikke dele innloggingsopplysningene dine med noen.
  • Totrinnsverifisering: når du logger inn med passord fra en ny enhet, sender vi en engangskode til e-posten din, og uten den får du ikke tilgang til kontoen. Du kan merke enheten som pålitelig i 30 dager — vi husker den i en informasjonskapsel, og hvis du endrer passordet, blir alle pålitelige enheter ugyldige.
  • Deltakeropplysninger i faktureringssystemet er kryptert.
  • Bare autoriserte medlemmer av teamet vårt har tilgang til opplysningene.
  • Vi tar regelmessige sikkerhetskopier og holder serverprogramvaren oppdatert.

Hvis det oppstår et brudd på personopplysningssikkerheten, melder vi det til Autoriteit Persoonsgegevens innen 72 timer, og hvis bruddet innebærer en høy risiko for deg, informerer vi deg direkte.

8. Overføring av opplysninger til land utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet

Vi behandler opplysninger i Nederland. Unntakene er tjenester fra selskaper som kan ha servere i USA: Google, Meta, Anthropic og Cloudflare. Slike overføringer skjer på grunnlag av rammeverket for personvern mellom EU og USA (EU–US Data Privacy Framework) eller standard personvernbestemmelser vedtatt av Europakommisjonen.

9. Endringer i denne erklæringen

Når vi endrer denne erklæringen, publiserer vi den nye versjonen på nettstedet med datoen den trer i kraft. Kontoinnehavere informerer vi i tillegg om vesentlige endringer på e-post.

Den forrige versjonen gjaldt fra 1. oktober 2025.