Akademia VCA — Training Center — 10 years experience

Polityka prywatności

Wersja 3.1 · obowiązuje od 20 października 2026

W tej polityce wyjaśniamy po ludzku, jakie dane zbieramy, po co, jak długo je trzymamy i jakie masz prawa. Jeśli czegoś nie rozumiesz — napisz, wytłumaczymy.

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Administratorem danych jest Akademia VCA, ‘s-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Holandia, KvK 64597237 (dalej: „my”, „Akademia VCA”). Akademia VCA® jest zarejestrowanym znakiem towarowym.

Dane przetwarzamy zgodnie z RODO (rozporządzenie (UE) 2016/679, w Holandii: AVG) oraz holenderską ustawą wykonawczą (Uitvoeringswet AVG). W sprawach nieuregulowanych w tej polityce stosuje się prawo holenderskie.

Kontakt w sprawach danych osobowych: info@akademiavca.nl, tel. +31 10 226 27 74.

2. Jakie dane zbieramy i po co

2.1. Zapisy na kursy i egzaminy

Przy zapisie prosimy o dane płatnika (imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, e-mail, telefon, a dla firm numer KvK lub numer VAT) oraz dane kursantów (imię, nazwisko i data urodzenia — dokładnie tak, jak w dokumencie tożsamości).

  • Po co: zapisanie na kurs lub egzamin, zgłoszenie kursanta do egzaminu, wystawienie faktury, kontakt w sprawie zamówienia (np. przy płatności przelewem albo zmianie terminu).
  • Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki prawne — przepisy podatkowe i wymogi egzaminacyjne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Z adresem e-mail kursanta się nie kontaktujemy — korespondencja w sprawie zamówienia idzie do płatnika.

2.2. Konto klienta

Konto możesz założyć, ale nie musisz. Logujesz się linkiem wysłanym na e-mail albo hasłem. Na koncie przechowujemy: imię, e-mail, hasło (w postaci zaszyfrowanej, nie znamy go), wybrany język, Twoje zamówienia i zapytania, dane do faktury oraz Twoje zgody marketingowe.

Jeśli Twoja firma korzystała już z naszych kursów, możesz poprosić o wgląd w jej historię (kursanci i ważność uprawnień). Dostęp przyznaje nasze biuro po weryfikacji, a na adres firmy zapisany w naszej bazie wysyłamy informację o takiej prośbie — tak, żeby nikt nie mógł podejrzeć cudzych danych.

Konto możesz w każdej chwili usunąć w zakładce „Konto”. Dane zamówień, które musimy przechowywać z powodów podatkowych, zostają w naszym systemie rozliczeń (pkt 5).

Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

2.3. Zapytania o termin i formularz kontaktowy

Gdy pytasz o termin kursu albo piszesz przez formularz, otrzymujemy Twoje imię, e-mail, ewentualnie telefon i treść wiadomości. Używamy ich wyłącznie do odpowiedzi i przygotowania oferty.

Podstawa prawna: działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

2.4. Test próbny VCA

Test próbny wymaga zalogowania na konto (pkt 2.2). Przebieg testu i jego wynik zapisujemy przy Twoim koncie najwyżej 24 godziny, potem automatycznie je usuwamy — przez ten czas wynik ostatniego testu widzisz także na swoim koncie. Służy to pokazaniu wyniku (i ewentualnej wysyłce e-mailem) oraz ochronie testu przed nadużyciami (nasz prawnie uzasadniony interes). Test chroni Cloudflare Turnstile (pkt 4). Adresu e-mail podanego do wysyłki wyniku nie zapisujemy (chyba że zaznaczysz osobno zgodę na informacje marketingowe — pkt 2.6).

2.4a. Kursy online i treści elektroniczne

Przy kursach online (platforma akademiavca.online) przetwarzamy: e-mail i imię i nazwisko uczestnika, postęp nauki i wyniki testów, a także daty logowań i urządzenia, z których korzystasz. Logowania rejestrujemy, bo od pierwszego zalogowania zależy prawo do zwrotu (regulamin pkt 7), a limit urządzeń chroni kurs przed udostępnianiem dostępu. Materiały elektroniczne (np. e-booki, pliki PDF) oznaczamy danymi kupującego (znak wodny).

Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w ochronie treści przed nieuprawnionym udostępnianiem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2.5. Kasia — asystentka AI

Na stronie działa Kasia, asystentka oparta na sztucznej inteligencji (model Claude firmy Anthropic). Zawsze wiesz, że rozmawiasz z AI — zgodnie z unijnym rozporządzeniem o sztucznej inteligencji (AI Act, rozporządzenie (UE) 2024/1689, art. 50) informujemy o tym w okienku rozmowy. Kasia nie podejmuje wobec Ciebie żadnych decyzji ani nie tworzy Twojego profilu. Kasia może się pomylić: wiążące są regulamin, oferta na stronie i potwierdzenie zamówienia.

  • Co przekazujemy do modelu: wyłącznie zanonimizowaną treść bieżącej rozmowy — adresy e-mail, numery telefonów i inne numery identyfikacyjne maskujemy automatycznie przed wysłaniem. Nie przekazujemy danych Twojego konta, adresu IP ani ciasteczek.
  • Co zapisujemy: dane rozmów z asystentem AI są anonimizowane i służą wyłącznie poprawianiu działania asystenta. Zapis nie jest powiązany z Twoim kontem, adresem IP ani sesją, a adresy e-mail, numery telefonów i inne numery identyfikacyjne maskujemy automatycznie przy zapisie. Zapisy kasujemy po 12 miesiącach.
  • Prosimy: nie podawaj w rozmowie z Kasią danych osobowych — w sprawach konkretnego zamówienia zadzwoń albo napisz do nas.
  • Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — szybka odpowiedź na pytania odwiedzających i poprawa jakości tych odpowiedzi.

2.6. Newsletter i informacje marketingowe

Informacje o nowych kursach i promocjach wysyłamy tylko wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę (osobny, domyślnie odznaczony checkbox przy zamówieniu lub na koncie; zapis do newslettera potwierdzasz linkiem w e-mailu). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili — linkiem w stopce wiadomości, na koncie albo pisząc do nas.

Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

2.7. Konta ze starej strony

Jeśli miałeś konto na poprzedniej wersji naszej strony, przenieśliśmy je razem z danymi do faktury — bez hasła. Zalogujesz się linkiem wysłanym na e-mail. Przenieśliśmy wyłącznie potwierdzone zgody marketingowe oraz wypisy z newslettera; innych zgód nie przenosiliśmy.

3. Pliki cookies i podobne technologie

Przy pierwszej wizycie pytamy o zgodę w banerze. Możesz wybrać „Tylko niezbędne” albo „Akceptuję wszystkie”, a decyzję zmienić w każdej chwili linkiem „Ustawienia cookies” w stopce strony.

3.1. Niezbędne (bez zgody)

  • Sesja strony i token bezpieczeństwa — logowanie, koszyk, ochrona formularzy przed nadużyciami. Wygasają po zamknięciu sesji lub po 2 godzinach bezczynności.
  • Zapamiętanie Twojej decyzji o cookies — w pamięci przeglądarki, żeby baner nie wracał przy każdej wizycie.
  • Ustawienia wygody (np. jasny/ciemny motyw testu próbnego, historia rozmowy z Kasią przez 24 godziny) — wyłącznie w Twojej przeglądarce, nie trafiają do nas.

3.2. Statystyki (za zgodą)

Google Analytics 4 — pozwala nam zobaczyć, które strony są odwiedzane i jak działa strona. Stosujemy tryb zgody Google (Consent Mode v2): bez Twojej zgody Google Analytics nie zapisuje żadnych plików cookies, a do Google trafiają wyłącznie anonimowe sygnały bez identyfikatorów. Po wyrażeniu zgody zapisywane są cookies _ga i _ga_* (do 2 lat). Adresy IP są skracane przez Google.

Na platformie akademiavca.online działa ten sam baner i te same zasady, ale wyłącznie dla statystyk Google Analytics 4 (osobna usługa w Google Analytics) — bez reklam i bez Piksela Meta.

3.3. Reklama (za zgodą)

  • Piksel Meta (Facebook, Instagram) — mierzenie skuteczności naszych reklam i docieranie z nimi do osób, które odwiedziły stronę. Cookies _fbp, fr (do 3 miesięcy).
  • Google AdSense — wyświetlanie reklam Google na stronie.

Bez Twojej zgody Piksel Meta i AdSense w ogóle się nie ładują.

3.4. Mapy

Na stronie Kontakt pokazujemy mapy dojazdu do naszych ośrodków z OpenStreetMap — ten serwis nie zapisuje plików cookies i nie śledzi odwiedzających, dlatego mapy wyświetlają się bez Twojej zgody. Przyciski „Wyznacz trasę w Google Maps” i „Otwórz w Google Maps” otwierają Google Maps w nowej karcie albo w aplikacji; tam obowiązuje polityka prywatności Google.

4. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych. Przekazujemy je tylko tam, gdzie to niezbędne:

  • Instytucje egzaminacyjne — SSVV (Stichting Samenwerken Voor Veiligheid) oraz ośrodek egzaminacyjny, w którym odbywa się Twój egzamin (np. Examenbureau Rotterdam, Het Certificaat): inicjały, nazwisko i data urodzenia kursanta. Bez tego nie da się przeprowadzić egzaminu VCA ani wydać dyplomu.
  • Mollie B.V. (Amsterdam) — obsługa płatności online. Dane karty i logowania do banku podajesz bezpośrednio u Mollie; my ich nie widzimy ani nie przechowujemy.
  • Synomi — nasz system do rozliczeń, faktur i ewidencji kursantów, prowadzony przez tego samego właściciela (synomi.ai — serdecznie polecamy).
  • Anthropic — model językowy asystentki Kasi (pkt 2.5). Nie przekazujemy do Anthropic Twoich danych osobowych — wyłącznie zanonimizowaną treść rozmowy, potrzebną do zbudowania konkretnej odpowiedzi.
  • Google (Analytics, AdSense, Maps) i Meta (Piksel) — wyłącznie w zakresie opisanym w pkt 3.
  • Cloudflare, Inc. — ochrona formularzy i testu próbnego przed botami (Turnstile). Cloudflare przetwarza adres IP i podstawowe informacje o przeglądarce, żeby ocenić, czy po drugiej stronie jest człowiek.

Dane przechowujemy w centrum danych w Holandii.

5. Jak długo przechowujemy dane

  • Zamówienia i faktury: 7 lat od końca roku podatkowego — wymaga tego holenderskie prawo podatkowe.
  • Dane Kursantów i numery dyplomów (imiona, nazwisko, data urodzenia oraz nazwa, numer i data ważności uzyskanych uprawnień) — przez okres ważności uprawnień. Nie przechowujemy liczby nieudanych podejść ani liczby uzyskanych punktów. Na tej podstawie potwierdzamy ważność dyplomów oraz wydajemy duplikaty w przypadku utraty dokumentów.
  • Konto klienta: do jego usunięcia.
  • Zapytania i wiadomości z formularza: do 2 lat od ostatniego kontaktu.
  • Rozmowy z Kasią: 12 miesięcy, zanonimizowane (pkt 2.5).
  • Zgody marketingowe: do ich wycofania; sam fakt wycofania pamiętamy, żeby nie wysłać Ci niczego ponownie.
  • Logi serwera (adres IP, przeglądarka): do 90 dni, na potrzeby bezpieczeństwa.

6. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym” — z wyjątkiem danych, które musimy przechowywać z mocy prawa), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie oraz do wycofania zgody w każdej chwili (bez wpływu na to, co zrobiliśmy wcześniej).

Jak skorzystać z tych praw? Napisz na info@akademiavca.nl, czego chcesz (np. kopii swoich danych albo ich usunięcia). Na Twój wniosek odpowiemy w ciągu miesiąca; w skomplikowanych sprawach możemy ten termin przedłużyć o kolejne dwa miesiące — wtedy damy Ci znać dlaczego. Zanim zrealizujemy wniosek, możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, żeby nie ujawnić Twoich danych komuś innemu.

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do holenderskiego organu nadzorczego: Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Bezpieczeństwo

  • Cała komunikacja ze stroną jest szyfrowana (HTTPS).
  • Hasła przechowujemy wyłącznie w postaci zaszyfrowanej — hasło do Twojego konta znasz tylko Ty. Pamiętaj, żeby nie udostępniać nikomu swoich danych do logowania.
  • Weryfikacja dwuetapowa: gdy logujesz się hasłem z nowego urządzenia, wysyłamy na Twój e-mail jednorazowy kod, bez którego nie da się wejść na konto. Urządzenie możesz oznaczyć jako zaufane na 30 dni — zapamiętujemy je w pliku cookie, a zmiana hasła unieważnia wszystkie zaufane urządzenia.
  • Dane kursantów w systemie rozliczeń są szyfrowane.
  • Dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby z naszego zespołu.
  • Regularnie wykonujemy kopie zapasowe i aktualizujemy oprogramowanie serwera.

Jeśli dojdzie do naruszenia ochrony danych, w ciągu 72 godzin zgłosimy je do Autoriteit Persoonsgegevens, a jeśli naruszenie niesie wysokie ryzyko dla Ciebie — poinformujemy Cię bezpośrednio.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane przetwarzamy w Holandii. Wyjątkiem są usługi firm, których serwery mogą znajdować się w USA: Google, Meta, Anthropic i Cloudflare. Przekazanie odbywa się na podstawie unijnych ram ochrony danych EU–US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

9. Zmiany polityki

Gdy zmieniamy tę politykę, publikujemy nową wersję na stronie z datą obowiązywania. O istotnych zmianach informujemy dodatkowo e-mailem osoby, które mają u nas konto.

Poprzednia wersja obowiązywała od 1 października 2025.